Gebruik je je eigen wagen voor beroepsmatige verplaatsingen? Dan is de kilometervergoeding een praktische manier om die kosten correct te vergoeden. Maar hoe werkt dat precies, welk bedrag mag je toepassen en wanneer is zo’n vergoeding fiscaal aanvaardbaar?
Wanneer een bedrijfsleider of werknemer zijn eigen voertuig (wagen, motor, enz.) gebruikt om beroepsmatige verplaatsingen te doen, kunnen zij recht hebben op een forfaitaire vergoeding die berekend wordt op basis van de afgelegde kilometers.
Onderstaande groepen hebben recht op een kilometervergoeding voor zover zij een persoonlijk voertuig gebruiken voor de beroepsmatige verplaatsingen:
Zelfstandigen die een eenmanszaak hebben kunnen zichzelf geen kilometervergoeding toekennen.
Het bedrag van de kilometervergoeding wordt vermenigvuldigd met de afgelegde beroepsmatige kilometers.
Aantal beroepsmatige kilometers x kilometervergoeding
Het maximumbedrag van de kilometervergoeding wordt op kwartaalbasis geïndexeerd:
Dit zijn alle zakelijke verplaatsingen die je voor je werkgever of vennootschap doet, een aantal vaak voorkomende verplaatsingen zijn:
Je houdt liefst een overzichtelijke rittenadministratie bij. Als werknemer zal je hiervoor de nodige tools ter beschikking krijgen van je werkgever. Is dit niet het geval, dan kan je in afspraak met je werkgever ook zelf een overzichtelijke spreadsheet bijhouden die je maandelijks aan je werkgever bezorgt.
Ook bedrijfsleiders kunnen in een gewone spreadsheet de beroepsmatige kilometers bijhouden en maandelijks laten opnemen in de loonadministratie.
De gegevens die je best kunt opnemen in je rittenadministratie zijn:
Hou hiernaast ook alle bewijsmiddelen bij die het beroepsmatig karakter van de verplaatsing staven.
Woon-werkverkeer is privé
De woon-werkverplaatsingen zijn privé, hiervoor heb je geen recht op een kilometervergoeding.
De werkgever of vennootschap moet een aantal basisgegevens van de auto kennen om de fiscale aftrekbaarheid te kunnen bepalen.
Geef de terugbetaalde kilometervergoedingen door aan je sociaal bureau voor een correcte verwerking op de loonfiches. Jaarlijks moeten de forfaitaire kilometervergoedingen ook opgenomen worden op de fiscale attesten.
Op de kilometervergoeding met betrekking tot personenwagens, moet de fiscale aftrek bepaald worden op basis van het type personenwagen. Meer info over de aftrekregels van autokosten vind je in onderstaande blogpost:
Blog - Aftrekbaarheid personenwagen
De kilometervergoeding heeft voor 30% betrekking op de brandstofkosten en voor 70% op de overige kosten (incl. laadkosten).
De kilometervergoedingen die betrekking hebben op lichte vrachtwagens of andere voertuigen (bv. motors), zijn volledig aftrekbaar als kost voor de werkgever.
De kilometervergoeding is een forfaitaire terugbetaling van de gemaakte kosten die eigen zijn aan de werkgever. Deze vergoedingen zijn niet onderworpen aan de sociale zekerheidsbijdragen of de personenbelasting, voor zover de kilometervergoedingen correct berekend en toegepast worden.
Nee, je kan voor hetzelfde voertuig niet tegelijk de werkelijke kosten als beroepskosten aftrekken en hiernaast ook een kilometervergoeding ontvangen.
Ja, je mag in onderlinge afspraak met je klanten of opdrachtgevers een kilometer- of verplaatsingsvergoeding factureren. Hoeveel dit bedraagt, kan je zelf (contractueel) bepalen. Dit kan een vast bedrag zijn, maar kan ook een bedrag zijn op basis van de afgelegde kilometers. Vaak gebruiken zelfstandigen de forfaitaire bedragen die de administratie voorziet (zie tabel hierboven).
Als btw-plichtige zelfstandige moet je op de kilometervergoeding ook btw aanrekenen!
Vermeld op een aparte factuurlijn dat het om een kilometer- of verplaatsingsvergoeding gaat. Als hoeveelheid geef je het aantal afgelegde kilometers in en vermenigvuldig je dit met de afgesproken vergoeding.
