Privacy

1. Wie zijn wij?

Plutus Accountants & Advisors BV, Kleinhoefstraat 5 bus 32, 2440 Geel, ondernemingsnummer 0784.779.785 (hierna "we") is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

Heb je een vraag over je persoonsgegevens of wil je je rechten uitoefenen? Mail ons dan op info@plutus.be.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie we persoonsgegevens verwerken en die geen deel uitmaakt van ons team, onder meer voor:

• klanten en hun bestuurders, vennoten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden;
• prospecten die een gesprek inplannen, een offerte vragen of ons contacteren;
• personen van wie onze klanten ons gegevens bezorgen, zoals hun personeel, klanten, leveranciers en gezinsleden;
• sollicitanten;
• leveranciers en contactpersonen bij overheden en andere organisaties;
• bezoekers van onze website.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken alleen de gegevens die we nodig hebben voor het doel waarvoor we ze gebruiken. Afhankelijk van onze relatie met jou gaat het om:

• identificatie- en contactgegevens, zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, rijksregisternummer en een kopie van je identiteitskaart of paspoort;
• gegevens over je onderneming en je rol erin, zoals je ondernemingsnummer, je functie en je aandelen;
• financiële, boekhoudkundige en fiscale gegevens, zoals bankrekeningnummers, facturen, contracten, kredieten, fiscale attesten en aangiften;
• gegevens over je gezinssituatie die nodig zijn voor je belastingaangifte, zoals je burgerlijke staat en je kinderen ten laste;
• gegevens over het personeel van onze klanten die nodig zijn voor de loonadministratie, zoals loon, prestaties, afwezigheden en gezinssituatie;
• de communicatie tussen jou en ons;
• gegevens die je ons geeft via onze website, zoals via een contactformulier, een offerteaanvraag, een online afspraak, een sollicitatie of een vraag aan onze chatbot;
• technische gegevens over je websitebezoek, zoals je IP-adres en je surfgedrag, volgens je cookievoorkeuren.

Gevoelige gegevens

Voor je aangifte personenbelasting of de loonadministratie kunnen we gegevens zien die de wet als gevoelig beschouwt, zoals gezondheidsgegevens bij medische kosten of ziekte, of het lidmaatschap van een vakbond. We gebruiken die gegevens alleen voor die aangifte of die loonadministratie.

4. Waar komen je gegevens vandaan?

Meestal krijgen we je gegevens van jou zelf. Soms krijgen we ze van anderen, zoals:

• je werkgever of je onderneming, als die onze klant is;
• openbare bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, de Nationale Bank en het UBO-register;
• de belastingadministratie en andere overheden, wanneer we met je mandaat voor jou optreden;
• je bank, via een bankkoppeling die je zelf activeert;
• notarissen, gerechtsdeurwaarders, rechtbanken en andere partijen die bij een dossier betrokken zijn.

Bezorg je ons gegevens van anderen, zoals je personeel, je klanten of je gezinsleden? Zorg dan dat je dat mag en dat zij weten dat je hun gegevens met ons deelt.

5. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke rechtsgrond?

We gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden:

• We leveren onze diensten, zoals je boekhouding, je aangiften, de loonadministratie en ons advies. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst.
• We maken een offerte op, plannen een gesprek in of beantwoorden je vraag, ook via onze chatbot. Rechtsgrond is je eigen verzoek, als stap vóór een eventuele overeenkomst.
• We komen onze wettelijke verplichtingen na, zoals de antiwitwaswet, de fiscale en sociale wetgeving en onze beroepsregels. Rechtsgrond is een wettelijke verplichting.
• We voeren onze eigen administratie, boekhouding en facturatie. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen.
• We sturen je nieuwsbrieven, uitnodigingen en fiscale updates. Klanten ontvangen die op basis van ons gerechtvaardigd belang, anderen alleen met hun toestemming. Je kunt je altijd uitschrijven via de link in elke e-mail.
• We behandelen sollicitaties. Rechtsgrond is je sollicitatie, als stap vóór een eventuele arbeidsovereenkomst.
• We verbeteren onze website en meten de resultaten van onze advertenties. Rechtsgrond is je toestemming via de cookiebanner.
• We verbeteren onze dienstverlening met interne analyses en vergelijkingen. Daarvoor gebruiken we zoveel mogelijk geanonimiseerde gegevens. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang.
• We voorkomen fraude en misbruik en verdedigen onze rechten, bijvoorbeeld bij een geschil. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang.

Verwerken we gegevens op basis van je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen invloed op wat we eerder op basis van die toestemming deden.

We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering berusten.

6. Antiwitwaswet

Als accountantskantoor moeten we volgens de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme onze klanten, hun lasthebbers en hun uiteindelijke begunstigden identificeren. We vragen daarvoor onder meer je naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, adres en een kopie van je identiteitsbewijs. Zonder die gegevens kunnen we geen samenwerking starten.

We gebruiken deze gegevens alleen om aan de antiwitwaswet te voldoen en bewaren ze tien jaar na het einde van onze samenwerking. Voor deze gegevens beperkt de antiwitwaswet je rechten. Je kunt je recht op inzage dan alleen onrechtstreeks uitoefenen, via de Gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doelen hierboven, en nooit meer dan nodig. Het gaat om:

• dienstverleners die in onze opdracht werken, zoals de leveranciers van onze boekhoud- en dossiersoftware, ons klantenportaal, onze e-mail en opslag, onze website en formulieren, onze online agenda, onze chatbot en onze ondersteuning op afstand, die met een verwerkersovereenkomst gebonden zijn aan onze instructies en aan geheimhouding;
• overheden en instellingen, wanneer de wet dat vraagt of wanneer we voor jou een aangifte of formaliteit doen, zoals de belastingadministratie, de Kruispuntbank van Ondernemingen, sociale instellingen en het UBO-register;
• andere beroepsbeoefenaars die we voor jouw dossier inschakelen, zoals een notaris, een bedrijfsrevisor of een advocaat;
• het ITAA, als toezichthouder op ons beroep, bij een controle van onze beroepsuitoefening;
• andere partijen, als je ons daar zelf toestemming voor geeft.

We verkopen je gegevens nooit. Iedereen in ons team en iedereen die voor ons werkt, is gebonden aan het beroepsgeheim.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of kunnen gegevens daar verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals een beslissing van de Europese Commissie dat het land een passend beschermingsniveau biedt, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden. Teamleden krijgen alleen toegang tot de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben, we bewaren gegevens in beveiligde systemen en ons team volgt regelmatig opleidingen over gegevensbescherming, de antiwitwaswet en onze beroepsregels. Vertrouwelijke klantgegevens gebruiken we nooit in AI-toepassingen die we niet hebben goedgekeurd.

Gebeurt er toch een datalek met een risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Is het risico hoog, dan brengen we jou ook op de hoogte.

10. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Hoe lang we je gegevens bewaren, hangt af van het doel:

• Gegevens voor de antiwitwaswet bewaren we tien jaar na het einde van onze samenwerking.
• Boekhoudkundige, fiscale en loongegevens bewaren we zolang de boekhoud-, fiscale, btw- en sociale wetgeving dat vraagt. Voor de meeste stukken is dat tien jaar.
• Gegevens van prospecten, zoals een contactformulier, een offerteaanvraag of een gesprek dat niet tot een samenwerking leidt, bewaren we maximaal één jaar na ons laatste contact.
• Sollicitaties bewaren we tot het einde van de selectieprocedure. Geef je ons toestemming, dan bewaren we je kandidatuur maximaal één jaar voor een toekomstige vacature.
• Gegevens voor nieuwsbrieven bewaren we tot je je uitschrijft.
• Voor cookies gelden de termijnen uit ons cookiebeleid.

Loopt er een geschil of een vordering, dan kunnen we de gegevens die we daarvoor nodig hebben langer bewaren. Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens.

11. Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht op:

• inzage in je gegevens en informatie over hoe we ze gebruiken;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van je gegevens, behalve van gegevens die we wettelijk moeten bewaren;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van de gegevens die je ons zelf gaf, in een gangbaar digitaal formaat;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• intrekking van je toestemming.

Mail je verzoek naar info@plutus.be. We antwoorden binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn met twee maanden verlengd worden. Dan laten we je dat weten. Twijfelen we aan je identiteit, dan kunnen we je vragen die te bevestigen.

Soms mogen of moeten we je gegevens toch bewaren of gebruiken, bijvoorbeeld door de antiwitwaswet of de fiscale wetgeving. Dan leggen we je uit waarom we niet of niet volledig op je verzoek kunnen ingaan.

12. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons dan eerst weten via info@plutus.be, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon +32 2 274 48 00, e-mail contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

13. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Welke cookies dat zijn en hoe je je voorkeuren beheert, lees je in ons cookiebeleid.

14. Links naar andere websites

Onze website bevat links naar websites van anderen. Voor de inhoud van die websites en voor hoe zij met je gegevens omgaan, zijn wij niet verantwoordelijk. Lees daarvoor hun eigen privacyverklaring.

15. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of wanneer we nieuwe diensten aanbieden. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen brengen we onze klanten op de hoogte.