Of je nu dagelijks klanten bezoekt, leveringen doet of af en toe onderweg bent voor je zaak, elke kilometer telt. Een correcte rittenadministratie is de basis om te bewijzen hoeveel je wagen beroepsmatig wordt gebruikt en om het maximum uit je fiscale aftrek te halen.
Er zijn een aantal belangrijke redenen om een rittenadministratie bij te houden. Een correcte rittenadministratie wordt namelijk gebruikt voor het bepalen van:
De aftrekbaarheid van de kosten en de btw van een voertuig zijn vaak een discussiepunt bij een fiscale controle. Als je een correcte rittenadministratie bijhoudt, staat je dossier er altijd sterker voor.
Er bestaan verschillende (betalende) online tools waarmee je de afgelegde kilometers kunt bijhouden. Bepaalde tools voorzien een automatische registratie via een GPS-tracker.
Je kan ook een rittenadministratie in een overzichtelijke spreadsheet bijhouden. Het voordeel is dat dit gratis kan, het nadeel is wel dat hier wat manueel werk bij komt te kijken.
Ook in Odoo kunnen we een spreadsheet voor je klaarzetten, hierin kan je de afgelegde kilometers registreren en kunnen we dit mee met je opvolgen.
Een alternatieve methode is de onkosten-app in Odoo, waarin personeelsleden en bedrijfsleiders de beroepsmatige kilometers kunnen doorgeven die ze afgelegd hebben met hun persoonlijk voertuig.
Op basis van deze gegevens kan je dan maandelijks de rapporteren genereren en goedkeuren voor de terugbetaling van de kilometervergoedingen en de rapportering naar je sociaal bureau.
Volgende gegevens kan je best bijhouden voor een correcte rittenadministratie:
De begintoestand van de kilometerteller kan je best noteren bij de start van het kalenderjaar. Je kan ook een stap verder gaan en een foto trekken van je kilometerstand. Op basis van de metadata van de foto kan je bewijzen dat je de stand hebt genoteerd aan het begin van het kalenderjaar. Hetzelfde doe je dan ook nog eens op het einde van het kalenderjaar.
De fiscus kan verschillende controlepunten gebruiken om na te gaan of je rittenadministratie en kilometerstanden kloppen. Garagisten zijn namelijk verplicht om de kilometerstand op onderhoudsfacturen te noteren. Op basis van de factuurdatum en de kilometerstand, kan de fiscus nagaan of je de afgelegde kilometers correct bijgehouden hebt.
Hiernaast moet een garagist ook de kilometerstand en de uitgevoerde werken doorgeven aan Car-Pass, dit is een wettelijke verplichting.
De verplaatsingen die je doet kan je onderverdelen in drie categorieën:
Het zou ons te ver leiden om echt alle afgelegde ritten te noteren. Als je dit graag doet, dan houdt niemand je tegen, maar het is in principe voldoende om enkel de beroepsmatige verplaatsingen te registreren.
Het is dan ook belangrijk om te weten wat men verstaat onder beroepsmatige verplaatsingen, de meest voorkomende voorbeelden zijn:
Voor de beroepsmatige verplaatsingen hou je dus bij op welke datum dit heeft plaatsgevonden.
Vervolgens noteer je het adres van vertrek en het adres van aankomst. Hierna noteer je de afstand tussen de twee adressen in km. Registreer ook de begintoestand en eindtoestand van de kilometerteller op deze dag.
Voor de volledigheid kan je ook een aparte kolom voorzien waarin je bijkomende informatie opneemt zoals de reden ven de verplaatsing, naam van de zakelijke relatie, enz.
Hou alle bewijsmiddelenj die de beroepsredenen kunnen staven goed bij, denk aan:
Het kan zijn dat je meerdere bedrijfswagens gebruikt in je onderneming. Misschien is de ene wagen handiger om zaken te transporteren en gebruik je de andere wagen eerder voor het bezoeken van klanten en prospecten. In dit geval hou je per bedrijfswagen een aparte rittenadministratie bij.
Je woon-werkverplaatsingen zijn in principe privé en mag je dus niet als beroepsmatige verplaatsingen opnemen.
Onder woon-werkverkeer vallen de verplaatsingen tussen het woonadres en het adres van tewerkstelling (werknemers) of de plaats van waar de economische activiteit wordt uitgeoefend (zelfstandige).
De fiscus gebruikt de administratieve 40-dagenregel om vast te stellen of een locatie als vaste plaats van tewerkstelling kan beschouwd worden.
In bepaalde gevallen kan bijvoorbeeld de locatie van een klant een vaste plaats van tewerkstelling worden, namelijk wanneer je op jaarbasis 40 dagen of meer (al dan niet opeenvolgend) aanwezig bent op de locatie.
Deze 40-dagenregel is enkel van toepassing in de inkomstenbelastingen, voor de btw-aftrek is deze regeling niet van toepassing. Het gaat hier ook om een circulaire, deze regeling zit niet verankerd in de wetgeving.
Als we de 40-dagenregel echter zouden volgen, zou dit betekenen dat je de woon-werkverplaatsingen ook moet opnemen in de rittenadministratie. Bovendien moet je dan nagaan of bepaalde locaties al dan niet als vaste werkplek kunnen beschouwd worden. Dit zou o.a. betekenen dat het aftrekpercentage voor de btw in bepaalde situaties hoger kan liggen dan het aftrekpercentage voor de kostenaftrek.
Op basis van je rittenadministratie kan je uiteindelijk nagaan wat het aftrekpercentage zal zijn voor de aftrek van de kosten en de btw. De berekening is heel simpel, je deelt de beroepsmatig afgelegde kilometers door de totaal afgelegde kilometers.
Beroepsmatige km / totaal afgelegde kmIn onderstaande gevallen is een rittenadministratie nodig om de kostenaftrek te bepalen:
De aftrek van de btw op personenwagens is maximaal 50% aftrekbaar, ook al zou het beroepsmatig percentage hoger liggen.
Als je op een beroepsmatig percentage zit van 80%, dan is de btw nog steeds voor maximaal 50% aftrekbaar.
Bij andere voertuigen zoals lichte vrachtwagens of motors, is de beperking tot max. 50% niet van toepassing. Hier kan je het aftrekpercentage hanteren volgens je rittenadministratie.
Als je met de rittenadministratie uitkomt op een beroepsmatig gebruik van 70%, dan is de btw ook voor 70% aftrekbaar.
Als het om een nieuw voertuig gaat, dan kan je best starten met een realistische raming. Wanneer het jaar rond is, kan de btw geregulariseerd worden op basis van het werkelijk beroepspercentage volgens je rittenadministratie.
Als het om een bestaand voertuig gaat dat al meerdere jaren beroepsmatig gebruikt wordt, dan kan je het nieuwe jaar starten met het definitief beroepspercentage van het vorige jaar. Op het einde van het jaar regulariseer je de afgetrokken btw op basis van het definitief beroepspercentage volgens je rittenadministratie.
De rittenadministratie lijkt mij een zware administratieve last, zijn er alternatieve methodes?
In bepaalde gevallen (bij personenwagens en lichte vrachtwagens) kan je voor de btw-aftrek een forfaitaire aftrekmethode toepassen. Het kan zijn dat de btw-aftrek iets lager uitkomt, maar dan bespaar je al heel wat administratief werk.
Stel je hebt een personenwagen in je vennootschap die je als bedrijfsleider ook wel eens privé gebruikt, dan wordt het voordeel van alle aard (VAA) reeds forfaitair bepaald. Als je hiernaast de forfaitaire btw-aftrek van 35% toepast, hoef je in principe geen rittenadministratie bij te houden.
De fiscaliteit en administratieve regels rond voertuigen zijn vrij complex. Je kan dit best met je accountant bespreken en nagaan hoe je dit optimaal kunt aanpakken.
