Elke onderneming heeft ongetwijfeld een heleboel software en tools nodig om de zaak op een efficiënte manier te runnen.
Maar hoe zit het nu precies met de aftrekbaarheid van deze uitgaven? Wordt er een onderscheid gemaakt tussen korte termijn abonnementen en langdurige licenties? En wat met zelfontwikkelde software?
Aftrekbaarheid als kost
Software abonnementen
Softwarekosten zijn aftrekbaar wanneer ze gebruikt worden voor professionele doeleinden. Denk hierbij aan:
Website builders, hosting- en serverkosten
ERP
CRM
Facturatie- en boekhoudsoftware
Payroll software
Cloud opslag
Tools voor automatisering
E-signing tools
Enz.
Meestal worden software abonnementen op maand- of jaarbasis gefactureerd en kunnen ze rechtstreeks als kost ingebracht worden.
Software licenties voor langdurig gebruik
Gebruik je bepaalde software over meerdere jaren en op een duurzame wijze binnen je bedrijf? Dan zal de aanschaffingsprijs over de nuttigheids- of gebruiksduur afgeschreven worden.
Fiscaal gezien wordt een afschrijvingstermijn van minstens 5 jaar aanvaard.
Zelf ontwikkelde software voor intern gebruik
Ontwikkel je zelf de software en tools om je bedrijfsprocessen te optimaliseren en je concurrentiepositie te versterken? Dan zullen onder bepaalde voorwaarden de kosten die betrekking hebben op de ontwikkeling van deze software (vervaardigingsprijs) beschouwd worden een als investering en zullen ook afgeschreven worden.
Bij zelf ontwikkelde software is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen kosten van onderzoek en kosten van ontwikkeling. De kosten van onderzoek kunnen volgens het boekhoudrecht niet zomaar afgeschreven worden, hier zijn op fiscaal vlak dan nog eens andere regels van toepassing. Je kan dit best bespreken met een accountant.
Bij zelf ontwikkelde software komen er ook andere belangrijke aspecten te kijken zoals de digitale verspreiding en auteursrechtelijke bescherming van je werk!
Aftrekbaarheid btw
De btw op software uitgaven is aftrekbaar in verhouding tot het beroepsmatig gebruik.
Probeer steeds een geldige factuur vast te krijgen! Zeker wanneer je bekendere tools of software aankoopt. Check steeds in het aankoopportaal of je ergens kan aanduiden dat het om een professionele aankoop gaat, geef dan ook steeds je btw-nummer door!