Ondernemers integreren tools zoals ChatGPT, Claude, Copilot en andere AI-oplossing in hun bedrijf om efficiënter te werken. Maar hoe worden deze kosten fiscaal behandeld en wat zijn de regels omtrent de btw-aftrek?
AI-abonnementen, API-kosten en andere AI-kosten zijn doorgaans volledig aftrekbaar als ze voor professionele doeleinden gebruikt worden, denk hierbij aan:
De abonnementen en andere relevante uitgaven voor AI-tools worden rechtstreeks als kost ingebracht. Het gaat hier meestal om maand- of jaarabonnementen (SaaS), waarbij de kost direct kan opgenomen worden op basis van de periodieke factuur.
In het geval van grotere investeringen, maatwerk of ontwikkeling van eigen software met behulp van AI, is het mogelijk om de relevante ontwikkelingskosten te activeren. De investering of ontwikkelde software wordt doorgaans over een termijn van vijf jaar afgeschreven.
Bij gemengd gebruik is enkel het beroepsmatig gedeelte aftrekbaar. Het is dus belangrijk om een inschatting te maken van het beroepsmatig gebruik.
In een eenmanszaak wordt de kost beperkt tot het beroepsmatig gebruik. Stel dat je de abonnementen voor 70% professioneel gebruikt, dan moet je de aftrek tot dit percentage beperken.
Kost x Percentage beroepsgebruikDe kosten die door de vennootschap gedragen worden voor professionele doeleinden, zijn op niveau van de vennootschap volledig aftrekbaar.
Als de bedrijfsleiders of werknemers de tools ook voor privédoeleinden gebruiken, dan moet er een voordeel van alle aard (VAA) op naam van de begunstigde aangerekend worden. De begunstigde wordt op dit voordeel van alle aard belast.
VAA = Totale kost x Percentage privégebruikVoor een propere boekhouding en administratie, raden we aan om aparte accounts te voorzien zodat enkel de beroepsmatige licenties en abonnementen ingebracht worden. Zo kan je ook voor je werknemers aparte seats binnen je professioneel abonnement voorzien en wordt er een globale periodieke factuur gemaakt.
Vermijd discussies over privégebruik door een interne gebruikspolicy op te stellen en gebruik de accounts enkel voor professionele doeleinden..
Gebruik je echter één account voor zowel privé- als beroepsmatige doeleinden? Dan moet het beroepsmatig gebruik goed onderbouwd worden op basis van een verdeelsleutel.
De btw is aftrekbaar voor zover de kosten een beroepsmatig karakter hebben en je een geldige factuur kunt voorleggen. Het btw-tarief van deze kosten is altijd 21%.
Zorg ervoor dat je bij het aanmaken van een account of bij de online checkout je bedrijfsgegevens en btw-nummer correct ingeeft zodat je een geldige (periodieke) factuur ontvangt.
De meeste leveranciers zullen buiten België gevestigd zijn, hou er rekening mee dat deze facturen niet automatisch via Peppol in je boekhouding terechtkomen.
Als de leverancier buiten België is gevestigd, zal op deze diensten het verleggingssysteem (reverse charge) van toepassing zijn. De leverancier zal bijgevolg geen btw aanrekenen op de factuur, de verwerking van de btw zal dan via jouw btw-aangifte gebeuren.
Bij gemengd gebruik moet je er dan rekening mee houden dat je Belgische btw via je aangifte zult moeten afdragen voor het privégedeelte.
Bij aankopen buiten de EU, zal het vaak voorkomen dat je een factuur in dollar ontvangt. Bij de boekhoudkundige verwerking van deze facturen zal je te maken hebben met koersverschillen, aangezien de boekhouding in euro moet bijgehouden worden.
