In het dagelijkse bedrijfsleven zijn facturen niet weg te denken. Facturen zijn namelijk één van de belangrijkste documenten voor een ondernemer aangezien zij dienen als bewijsdocument voor zowel de koper als de verkoper. Een goede administratie en een efficiënt beheer van de facturen kunnen ook een grote impact hebben op je cashflows.
Maar wat is een factuur nu precies? En wie, wanneer en hoe moet je eigenlijk een factuur opmaken?
Wat is een factuur?
Een factuur is een overzicht van de goederen of diensten die je geleverd hebt aan je klant. Met een factuur vraag je in principe aan je klant om je voor de geleverde goederen of prestaties te vergoeden. Het is dan ook belangrijk dat de factuur correct wordt opgesteld en aan bepaalde wettelijke voorwaarden voldoet.
TIP! Werk ook met offertes!
Wij raden aan om met voorafgaande offertes te werken.
Stel dat een potentiële klant je contacteert en interesse heeft in je diensten of producten, probeer dan zijn wensen reeds op kaart te brengen met een offerte.
Maak een duidelijk overzicht van je producten of diensten en de bijhorende prijzen. Vergezel je offerte reeds met je algemene voorwaarden en zorg ervoor dat de potentiële koper deze bevestigt en ondertekent.
Stuur je offertes door in een formaat dat niet zomaar kan aangepast worden, bijvoorbeeld in een pdf. Probeer ook zoveel mogelijk digitaal te werken voor een snellere afhandeling. Stuur de offerte per e-mail door en geef de klant de mogelijkheid om de documenten digitaal of elektronisch te ondertekenen voor een snellere respons.
Wie moet een factuur opmaken?
Heel simpel, ben je zelf btw-plichtig en zijn je klanten ook ondernemingen (Business-to-Business/B2B)? Dan maak je altijd een factuur op.
Bij handelingen voor particulieren (Business-to-Consumer/B2C) ben je niet verplicht om een factuur op te maken, je moet de ontvangsten dan wel registreren in een dagontvangstenboek.
Hierop bestaan wel een aantal uitzonderingen. Bij bepaalde handelingen voor particulieren moet je wel een factuur opmaken:
Verkopen op afstand (indien je het OSS-systeem niet toepast)
Intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel
Levering van een gebouw
Werken in onroerende staat
Levering van goederen bestemd voor economisch gebruik
Verkoop van wagens, aanhangwagens, vliegtuigen, jachten & plezierboten
Verhuisdiensten
Etc.
Wanneer moet ik een factuur opmaken?
Liefst zo snel mogelijk nadat je jouw producten of diensten geleverd hebt. Je kan eventueel ook met voorschotfacturen werken. Hoe sneller de factuur vertrekt, hoe sneller je het geld kan innen! De algemene regel is dat je ten laatste een factuur uitreikt op de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin de levering van de goederen of diensten heeft plaatsgevonden.
Hoe stel ik een correcte factuur op?
Een factuur kan je onderverdelen in verschillende blokken.
Je factuur moet volgende gegevens zeker vermelden:
Je eigen bedrijfsgegevens
Bedrijfsnaam
Rechtsvorm
Adres of maatschappelijke zetel
Bankrekeningnummer
Btw- of ondernemingsnummer
RPR
Klantgegevens
Bedrijfsnaam
Adres
Btw- of ondernemingsnummer
Het woord ‘Factuur’ met een volgnummer
Factuurdatum, vervaldatum en leverdatum van je dienst of goed
Duidelijke omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen
Eenheidsprijs en het aantal eenheden in uren, stuks, meter, etc.
Het toe te passen btw-tarief
Het totaalbedrag exclusief btw (maatstaf van heffing)
Het totaalbedrag van de verschuldigde btw
Het totaal te betalen bedrag (maatstaf van heffing + btw)
Speciale btw-vermeldingen voor bepaalde handelingen
Tip! Een aantal zaken zijn niet verplicht, maar zijn wel aan te raden:
Verwijzing naar je algemene verkoop-, factuur- en betalingsvoorwaarden Deze kan je best ook al op voorhand aan de klant meegeven bij het afleveren van de offerte, bestelbon, etc.
Een gestructureerde mededeling In je facturatie- of boekhoudtool wordt een gestructureerde mededeling sneller herkend en kan de betaling van de factuur automatisch afgepunt worden. Zo dienen er geen manuele toewijzingen meer te gebeuren en kan je de openstaande facturen gemakkelijker opvolgen.
Een QR-code en/of betaalknop Door een QR-code of betaalknop op de factuur en/of in je e-mail te vermelden kan de klant de betaling gemakkelijk via zijn mobiele banking-app uitvoeren, dit vergroot de kans op een snellere betaling.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De facturen moeten minstens 10 jaar bewaard worden. Deze termijn begint vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de uitreiking van de factuur.
Let op! Facturen bedrijfsmiddelen zoals onroerende goederen waarop de herzieningstermijnen van toepassing zijn, moeten 15 jaar of in sommige gevallen zelfs 25 jaar bewaard worden.
Wat is een digitale factuur?
Als ondernemer heb je uiteraard geen tijd en zin om uren te spenderen aan je administratie. Het opmaken, afdrukken, in een enveloppe steken, frankeren en versturen van een factuur neemt heel wat tijd in beslag en brengt ook wat kosten met zich mee.
Tegenwoordig heb je een tal van online facturatietools en accountingsoftware waarmee je direct aan de slag kan gaan zonder al te veel kosten te maken, wij denken onder andere aan:
Billit
Billtobox
Exact Online
Octopus
Onfact
Enz.
Facturen opmaken in Word, Excel of andere tekstverwerkers is een no-go. Wij raden dit ten zeerste af! Dergelijke werkwijze vergt nog veel invoerwerk en de kans op menselijke inputfouten en dubbele of ontbrekende factuurnummers is zeer groot.
Vandaag de dag kan je via de meeste facturatietools ook toegang verlenen aan je accountant, zo hoef je je verkoopfacturen niet meer via aparte mails door te sturen naar de boekhouding. De accountant ontvangt deze namelijk automatisch.
Voordelen van digitale facturatie:
Tijd- en kostenbesparend
Directe link met je accountant en betere monitoring
Betere opvolging en beheer van openstaande facturen en betalingen
Slimmer en efficiënter ondernemen
Wat is een elektronische factuur?
Je kan zelfs een stap verdergaan en werken met elektronische facturen.
Een elektronische factuur wordt opgemaakt in een gestructureerd UBL-formaat. Dankzij UBL (Universal Business Language) kunnen de facturen automatisch ingelezen en verwerkt worden. Dit betekent dat het manueel verwerken van factuurgegevens compleet wegvalt. Uit een factuur in UBL-formaat kan je ook steeds een versie in pdf-vorm genereren.
Wat is nu het verschil tussen een digitale en een elektronische factuur?
Een digitale factuur wordt meestal gewoon afgeleverd in pdf-vorm. In tegenstelling tot een elektronische factuur kan deze niet automatisch verwerkt worden en voldoet ze niet aan de normen en de structuur van een elektronische factuur.
Het voordeel van elektronische facturen is dat de verwerking ervan zowel uw eigen administratie als die van de ontvanger vergemakkelijkt en automatiseert, dit zorgt natuurlijk voor een betere relatie met je klant. Een echte aanrader dus!
Heel wat facturatietools bieden het opmaken van elektronische facturen reeds aan, doe voor de zekerheid steeds de check vooraleer je een facturatietool uitkiest.
PEPPOL & Mercurius-platform
De overheden (Business-to-Government) aanvaarden ondertussen enkel nog elektronische facturen die onder andere via het Mercurius platform afgeleverd worden.
Via het Peppol-netwerk kan je jouw elektronische facturen ook in een B2B-context uitwisselen. Dit betekent dat dankzij het gestructureerd dataformaat zowel de verkoop- als aankoopfacturen automatisch kunnen verwerkt worden in de boekhouding.
Voor de accountant betekent dit eveneens minder inputwerk en dus meer tijd voor adviesverlening en bijstand.