Steeds meer Belgische ondernemers kiezen voor Shopify als e-commerceplatform. Maar hoe vertaal je je online verkopen naar een correcte boekhouding?
Haal minstens maandelijks een export of rapport van de verkopen via Shopify. Als je ook factureert via Shopify, dan moet je voor deze verkopen ook de facturen en eventuele creditnota's bezorgen.
We zorgen ervoor dat je in je boekhouding gemakkelijk de documenten kunt droppen of zelfs kunt forwarden naar unieke e-mailadressen die enkel voor de Shopify-verkopen zijn voorzien. Zo kan het afleveren van de documenten zo efficiënt mogelijk verlopen.
Wil je een stap verder gaan? Dan kunnen we shopify met de boekhouding synchroniseren.
Je kan ook toegang aan je accountant verlenen tot je Shopify-portaal, beperk eventueel de rechten zodat externe partijen geen aanpassingen kunnen doen (bv. alleen-lezen). Zo kan je accountant alles mee opvolgen en je bijstaan om de instellingen juist te zetten.
Stel de btw-tarieven correct in en dubbelcheck dit met je accountant om fouten te vermijden.
Shopify kan de btw ook automatisch berekenen, maar we raden aan om dit steeds zelf nog eens te controleren.
Shopify voorziet de nodige tools om de juiste btw-tarieven toe te passen en aan te rekenen. Shopify zal echter geen btw-aangiftes voor u opmaken en indienen, dit is nog steeds uw verantwoordelijkheid als ondernemer.
Afhankelijk van de type verkopen die je hebt, ga je de verkopen moeten opnemen in je Belgische btw-aangiftes, OSS-aangiftes en verschillende verplichte btw-listings.
Bij particuliere verkopen België pas je de Belgische btw-tarieven toe, het standaardtarief in België is 21%. Andere btw-tarieven kunnen van toepassing zijn naargelang de (digitale) goederen en diensten die je verkoopt.
Het is niet verplicht om een factuur op te maken voor particuliere verkopen, de koper heeft wel het recht om te vragen achter een factuur. Deze verkopen worden opgenomen in je Belgische btw-aangifte.
Bij zakelijke verkopen binnen België pas je ook gewoon de Belgische btw-tarieven toe. In een B2B-context is het wel verplicht om steeds een zakelijke factuur op te maken.
Zorg er dus steeds voor dat je alle verplichte gegevens van de klant op je factuur opneemt.
Bezorg deze facturen ook in de boekhouding, je accountant heeft deze facturen nodig om ook een correcte klantenlisting op te maken.
Indien je goederen verkoopt aan particuliere klanten binnen de EU en het vervoer door u of voor uw rekening gebeurt, dan spreken we van verkopen op afstand.
Bij verkopen op afstand moet de btw-tarieven aanrekenen van het land waar de koper zich bevindt. Het is dus belangrijk dat de juiste btw-tarieven bij de checkout worden aangerekend.
Naast de gewone btw-aangifte moet je ook een OSS-aangifte opmaken en indienen voor deze verkopen. Via de OSS-aangifte wordt de buitenlandse btw verdeeld over de begunstigde EU-lidstaten.
Toch Belgische btw binnen bepaalde omzetgrens
Indien je omzet op jaarbasis voor afstandsverkopen en verkopen via elektronische weg niet de grens van 10.000,00 euro overschrijden, dan heb je de keuze om gewoon Belgische btw aan te rekenen. De btw wordt via de normale Belgische btw-aangifte gerapporteerd, de OSS-aangifte is dan niet van toepassing.
Als je verkoopt aan zakelijke klanten binnen de EU met een geldig btw-nummer, dan kan je de verkoop vrijstellen als intracommunautaire levering of dienst.
Je moet dan geen btw op de verkoop aanrekenen, de btw wordt dan verlegd naar de koper. Op de factuur moet wel de tekst 'BTW VERLEGD' staan.
Voor de levering van de goederen moet je op basis van vervoers- of bestemmingsdocumenten kunnen aantonen dat de goederen vervoerd of verzonden werden naar een andere EU-lidstaat.
Naast de Belgische btw-aangifte moet er ook een periodieke IC-listing ingediend worden.
De btw is Europese materie, wanneer je aan klanten buiten de EU verkoopt, moet je geen btw aanrekenen.
Het is wel belangrijk om na te gaan of je geen bijkomende verplichtingen hebt in het land waar je koper gevestigd is. Bepaalde landen passen tresholds of drempels toe, wanneer deze overschreden worden, moet je mogelijks rekening houden met bijkomende verplichtingen en rapporteringen in dat land. Andere landen vereisen een verplichte registratie vanaf de eerste verkoop.
Zoals reeds vermeld, moet je op verkopen buiten de EU geen btw aanrekenen, het is wel aan te raden om voor deze zakelijke transacties een geldige verkoopfactuur op te maken en te bezorgen aan je klant.
Voorzie veilige betalingsmethodes voor je klanten door payment providers zoals Stripe, Paypal en Mollie te integreren.
We voorzien een automatische koppeling met Stripe, Paypal en Mollie in de boekhouding, zo kunnen de verkopen gemakkelijk en automatisch gekoppeld worden aan de verkoopdocumenten.
Voor een correcte boekhouding is het belangrijk om met volgende zaken rekening te houden:
☑️ Bezorg de periodieke verkoopoverzichten & verkoopfacturen
☑️ Voorzie veilige betalingsmethodes & koppel deze in je boekhouding
☑️ Stel de juiste btw-tarieven in en monitor deze periodiek
☑️ Check of je verkoopfacturen voldoen aan de wettelijke vormvereisten
☑️ Werk met een accountant die kennis heeft van e-commerce
☑️ Verleen toegang tot je Shopify aan je accountant voor meer efficiëntie
