top of page

Buitenlandse reizen

Bijgewerkt op: 5 sep. 2023

Dienstreizen zijn een onmisbaar onderdeel van het zakendoen, vooral als het gaat om internationaal ondernemen. Maar wist je dat je als ondernemer in veel gevallen ook de kosten kan aftrekken die je maakt tijdens je zakelijke reizen naar het buitenland?


Of het nu gaat om vluchten, hotels of andere gerelateerde kosten, het is belangrijk om te weten welke kosten al dan niet fiscaal aftrekbaar zijn. In deze blog gaan we dieper in op de aftrekbaarheid van zakelijke buitenlandse reiskosten.

plutus accountants buitenlandse reiskosten


Aftrekbaarheid als kost


De kosten voor zakelijke dienstreizen of bijvoorbeeld het deelnemen aan buitenlandse seminaries of congressen zijn aftrekbaar wanneer je het beroepsmatig karakter kan bewijzen.


Denk hierbij aan kosten zoals:

  • Vliegtickets en andere reiskosten

  • Hotel-, motel- en andere verblijfskosten

  • Verplaatsingskosten zoals taxi's, metro en Uber-achtigen

  • Restaurantkosten

  • Autokosten

Om het beroepsmatig karakter van deze kosten aan te tonen, kan je best zoveel mogelijk bewijsstukken inzamelen zoals e-mails, foto's, visitekaarten van nieuwe zakenrelaties, folders en cursusmateriaal van de buitenlandse opleiding, etc.


Welke kosten zijn niet aftrekbaar?


Indien je partner of gezin mee op reis gaat en zij hebben niets met de zaak of de buitenlandse opleiding te maken, dan zijn deze kosten helaas niet aftrekbaar.


Buitensporige reis-, hotel- en restaurantkosten kunnen ook verworpen worden, dus let hier zeker mee op!


Zakelijke reis combineren met vakantie?


Privéreizen zijn niet aftrekbaar, wij raden dan ook aan om deze kosten zoveel mogelijk gescheiden te houden. Combineer je een zakelijke reis met een gezinsvakantie? Dan kunnen de kosten best pro-rata of volgens een goede verdeelsleutel uitgesplitst worden.


Werkelijke kosten of forfaitaire dagvergoeding?


Naast het bewijzen van de werkelijke kosten kan je er ook voor kiezen om een forfaitaire dagvergoeding voor buitenlandse dienstreizen te gebruiken.


Voor personeelsleden wordt deze vergoeding beschouwd als een terugbetaling van de eigen kosten van de werkgever. Ook bedrijfsleiders van vennootschappen kunnen deze dagvergoeding toepassen. Zelfstandigen met een eenmanszaak kunnen spijtig genoeg geen gebruik maken van dit systeem.


LET OP! Voor buitenlandse reizen die meerdere dagen duren, mag je voor de dagen van vertrek en terugkomst maximaal 50% van het forfaitair bedrag aanrekenen.


Welke kosten dekt het forfaitair bedrag?

  • Drank- en maaltijdkosten

  • Plaatselijke vervoerskosten zoals taxi's, metro of Uber-achtigen

  • Andere kleine uitgaven


Voor welke kosten heb ik altijd een bewijsstuk nodig?


Bepaalde kosten vallen niet onder het forfait en moet je steeds een factuur, afrekening of ander bewijsdocument kunnen voorleggen, dit is hoofdzakelijk van toepassing bij de:

  • Reiskosten (vliegtickets, reis met auto, etc.)

  • Verblijfskosten (hotelkosten, motelkosten, Airbnb, etc.)

 

Aftrekbaarheid btw


De buitenlandse btw die men betaald op onkosten zoals:

  • Brandstof

  • Autokosten (bv. huur van een auto)

  • Tolgelden

  • Buitenlandse opleidingskosten

  • Toegang tot beurzen & congressen

  • etc.

Kunnen niet gerecupereerd worden via de Belgische periodieke btw-aangifte. Via deze aangifte kan men namelijk enkel de Belgische btw recupereren.


Oplossing hiervoor?


Je kan de btw onder bepaalde voorwaarden terugvragen in het land waar deze betaald werd. Dit kan via het zogenaamde VAT-refund systeem.

Recente blogposts

Alles weergeven

コメント


bottom of page