Het bijhouden van een nauwkeurige en gedetailleerde boekhouding is essentieel voor het succes van elk bedrijf, ongeacht de omvang.
Het is niet alleen belangrijk om je boekhouding goed te onderhouden tijdens het lopende boekjaar, maar ook om te weten hoe lang je deze documenten moet bewaren volgens de wet.
Bewaartermijn
Alle facturen, documenten en boekhoudkundige stukken moeten minstens 10 jaar bewaard worden. Deze termijn begint vanaf 1 januari van het jaar volgend op de uitreiking van de factuur.
Let op! Facturen van onroerende goederen waarop de herzieningstermijnen van toepassing zijn, moeten 15 jaar of in sommige gevallen zelfs 25 jaar bewaard worden.
Welke documenten moet ik bewaren?
Om je dossier zo sterk mogelijk te kunnen onderbouwen, raden wij aan om ten minste onderstaande documenten gedurende de wettelijke bewaartermijn bij te houden:
Inkomende & uitgaande facturen
Ontvangstenboeken & kasboeken
Export van de bankuittreksels in CODA of Pdf-formaat Vaak kan je bij banken maar voor een beperkte termijn (kosteloos) terug in de tijd.
Ondertekende offertes
Overeenkomsten & polissen
Financiële documenten zoals kredietakten, aflossingstabellen, enz.
Belangrijke communicatie of briefwisseling met zakelijke relaties
Alle boekhoudkundige stukken & historieken
Alle andere documenten & informatie die relevant kunnen zijn
Mag ik alle documenten digitaal bewaren?
Jazeker, we raden zelfs sterk aan om alle documenten digitaal te bewaren.
Fysieke facturen en documenten kan je dus best inscannen of digitaliseren naar een leesbaar formaat. Heb je geen scanner? Gebruik dan de Adobe Scan app.
Het is ook belangrijk om de authenticiteit van de documenten te kunnen waarborgen. Probeer dus zoveel mogelijk je documenten in het origineel formaat bij te houden.
In onze systemen kan je bijvoorbeeld facturen die je per e-mail ontvangt gemakkelijk forwarden naar je boekhoudportaal, zo wordt ook de oorspronkelijke mail bewaard.
PEPPOL
PEPPOL is een netwerk waarin je veilig facturen kan ontvangen en uitsturen in een gestandaardiseerd elektronisch formaat (UBL).
Dit is de meest aangeraden manier om facturen uit te wisselen aangezien de verzending via PEPPOL gelijk staat met een aangetekende zending per post.
Tip! We raden ook aan om zaken zoals het aandelenregister te digitaliseren, dit kan nu gemakkelijk via eStox.
Hoe kan ik mijn facturen, documenten & boekhouding op een veilige manier bewaren?
Je kan een aantal maatregelen nemen om je documenten zo veilig mogelijk te bewaren.
Gebruik een password manager & sterke wachtwoorden
Het gebruik van een goede password manager zorgt ervoor dat je wachtwoorden op een versleutelde manier veilig bewaard worden. Een aantal aan te raden password managers zijn:
Bitwarden
Lastpass
Gebruik ook password generators om wachtwoorden te genereren die bestaan uit:
minstens 16 tekens
een combinatie van letters (hoofd- & kleine letters), cijfers & speciale tekens
Maak hiernaast ook steeds gebruik van de tweestapsverificatie (2FA) voor extra beveiliging.
Je kan ook IZIMI gebruiken om belangrijke documenten en informatie te bewaren. Dit is een persoonlijke digitale kluis die aangeboden wordt door het notariaat. Aanmelden kan op een veilige manier via Itsme.
Tip! De tools & software die je gebruikt voor professionele doeleinden zijn aftrekbaar.
Maak gebruik van diensten voor cloudopslag
Maak gebruik van cloudopslag diensten om je documenten online te bewaren op een veilige manier.
Een aantal populaire providers zijn:
Dropbox
Google Drive
OneDrive
Er bestaan ook cloudopslag providers die nog meer de focus leggen op encryptie en veiligheid zoals pCloud, Icedrive & Internxt.
Werk samen met een digitale boekhouder
Als virtueel accountantskantoor werken we volledig in de cloud en voorzien we een online portaal waarin alle boekhoudkundige en relevante documenten veilig kunnen geüpload, bewaard en geraadpleegd worden. Zo heb je in real-time een volledig zicht op je boekhouding en cijfers!
We maken gebruik van Odoo. Dit is een CRM & ERP-systeem waarin je alle documenten kan bewaren, offertes en facturen kan opmaken, de volledige boekhouding mee kan opvolgen en nog veel meer!
