Digitalisering dringt steeds verder door in elke bedrijfsactiviteit. Ook het klassieke facturatieproces ondergaat een aantal grote veranderingen. E-facturatie en het PEPPOL-netwerk zorgen voor een nieuwe, efficiëntere manier van zakendoen en data-uitwisseling.
Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is simpelweg een internationaal elektronisch netwerk waar ondernemingen zich kunnen (of moeten) aansluiten om onder andere elektronische facturen te versturen en te ontvangen.
Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk, moet je voor je onderneming de nodige Access Points laten registreren. Vervolgens kan je e-facturen via je Access Points versturen, maar ook ontvangen. Je Access Points zijn dus je elektronische brievenbussen en de verrichtingen worden gelijkgesteld met aangetekende zendingen.
E-facturatie (elektronische facturatie) betekent dus veel meer dan gewoon een PDF via e-mail versturen. Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand (vaak in UBL-formaat) dat rechtstreeks door boekhoudsoftware kan worden ingelezen. Dat betekent minder manueel werk, minder fouten en een snellere verwerking.
De facturatie tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen moet vanaf 01/01/2026 verplicht volgens een gestructureerd UBL-formaat gebeuren via het PEPPOL-netwerk.
Vrijgestelde kleine ondernemingen zijn ook btw-plichtige ondernemingen en vallen wel onder deze regeling! Ondernemingen die vrijgesteld zijn volgens art. 44 WBTW vallen niet onder deze regeling.
Onderstaande handelingen vallen (nog) niet onder de e-facturatieverplichting:
E-facturatie binnen de EU
Vanaf 2030 zal e-facturatie ook tussen de verschillende EU-lidstaten verplicht zijn.
Voor de facturatie aan overheidsinstanties als aanbesteder zijn er speciale regels van toepassing. De e-facturatie zal via het Mercurius-platform moeten gebeuren.
Facturen aan particuliere klanten (B2C) en de registratie van dagontvangsten zijn (nog) niet onderworpen aan deze verplichting.
Hieronder kan je een overzicht terugvinden van de klanten waarnaar je e-facturen via PEPPOL moet verzenden:
VIES-check
Check de geldigheid van de btw-nummers van je klanten via de VIES-tool
Een voorwaarde om de btw op zakelijke facturen te kunnen recupereren is het ontvangen van een geldige factuur. Aangezien de factuur aan de PEPPOL-vereisten moet voldoen, is het belangrijk dat je onderneming ook een PEPPOL Access Point heeft om elektronische facturen van de leveranciers te kunnen ontvangen.
Deze ondernemingen moeten zich registreren op PEPPOL om e-facturen te kunnen ontvangen:
Check of je facturatie- of boekhoudsoftware PEPPOL-compliant is, volg de nodige instructies in de software om je onderneming correct te registreren.
Wij werken met Odoo en zullen de nodige hulp verlenen om de activatie in orde te brengen. Het voordeel van Odoo is dat je kosteloos facturen via PEPPOL kunt uitsturen, maar ook aankoopfacturen van je leveranciers elektronisch kunt ontvangen, dit bespaart heel wat tijd en manueel uploadwerk.
Een aantal voordelen van e-facturatie en het PEPPOL-netwerk zijn:
We werken met future-proof oplossingen die ook voor u als ondernemer een meerwaarde hebben. Zie je een samenwerking zitten? Neem dan gerust contact op met ons.