Wat is PEPPOL?

Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is simpelweg een internationaal elektronisch netwerk waar ondernemingen zich kunnen (of moeten) aansluiten om onder andere elektronische facturen te versturen en te ontvangen.

Hoe werkt PEPPOL?

Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk, moet je voor je onderneming de nodige Access Points laten registreren. Vervolgens kan je e-facturen via je Access Points versturen, maar ook ontvangen. Je Access Points zijn dus je elektronische brievenbussen en de verrichtingen worden gelijkgesteld met aangetekende zendingen.

E-facturatie via PEPPOL

E-facturatie (elektronische facturatie) betekent dus veel meer dan gewoon een PDF via e-mail versturen. Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand (vaak in UBL-formaat) dat rechtstreeks door boekhoudsoftware kan worden ingelezen. Dat betekent minder manueel werk, minder fouten en een snellere verwerking.

Verkoopfacturen versturen

Business-to-Business (B2B)

De facturatie tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen moet vanaf 01/01/2026 verplicht volgens een gestructureerd UBL-formaat gebeuren via het PEPPOL-netwerk.

Vrijgestelde kleine ondernemingen zijn ook btw-plichtige ondernemingen en vallen wel onder deze regeling! Ondernemingen die vrijgesteld zijn volgens art. 44 WBTW vallen niet onder deze regeling.

Onderstaande handelingen vallen (nog) niet onder de e-facturatieverplichting:

• B2B-facturatie naar Europese klanten
• B2B-facturatie naar klanten buiten de EU

Business-to-Government (B2G)

Voor de facturatie aan overheidsinstanties als aanbesteder zijn er speciale regels van toepassing. De e-facturatie zal via het Mercurius-platform moeten gebeuren.

Business-to-Consumer (B2C)

Facturen aan particuliere klanten (B2C) en de registratie van dagontvangsten zijn (nog) niet onderworpen aan deze verplichting.

Samenvattend overzicht

Hieronder kan je een overzicht terugvinden van de klanten waarnaar je e-facturen via PEPPOL moet verzenden:

Aankoopfacturen ontvangen

E-facturen ontvangen

Een voorwaarde om de btw op zakelijke facturen te kunnen recupereren is het ontvangen van een geldige factuur. Aangezien de factuur aan de PEPPOL-vereisten moet voldoen, is het belangrijk dat je onderneming ook een PEPPOL Access Point heeft om elektronische facturen van de leveranciers te kunnen ontvangen.

Samenvattend overzicht

Deze ondernemingen moeten zich registreren op PEPPOL om e-facturen te kunnen ontvangen:

Hoe aansluiten op het PEPPOL-netwerk?

Check of je facturatie- of boekhoudsoftware PEPPOL-compliant is, volg de nodige instructies in de software om je onderneming correct te registreren.

Wij werken met Odoo en zullen de nodige hulp verlenen om de activatie in orde te brengen. Het voordeel van Odoo is dat je kosteloos facturen via PEPPOL kunt uitsturen, maar ook aankoopfacturen van je leveranciers elektronisch kunt ontvangen, dit bespaart heel wat tijd en manueel uploadwerk.

Voordelen van PEPPOL

Een aantal voordelen van e-facturatie en het PEPPOL-netwerk zijn:

1. Geautomatiseerde uitwisseling & verwerking van facturen: Bij een integratie met je boekhoudsoftware, kan je gemakkelijk je facturen via PEPPOL rechtstreeks in je boekhouding ontvangen en verwerken, geen gedoe meer met het manueel versturen en uploaden van facturen in je boekhouding.
2. ‍Minder fouten & uniformiteit: De facturen worden op een gestructureerde manier opgemaakt en verstuurd met de nodige vermeldingen, dit zorgt voor minder fouten bij de facturatie.‍
3. Garantie van ontvangst en verzending: Je bent er zeker van dat je klanten je factuur effectief ontvangen hebben, e-facturatie via PEPPOL wordt gelijkgesteld met een 'aangetekende zending'.

Hulp nodig bij je PEPPOL-implementatie?

We werken met future-proof oplossingen die ook voor u als ondernemer een meerwaarde hebben. Zie je een samenwerking zitten? Neem dan gerust contact op met ons.