Als marketing agency, SaaS-bedrijf, softwareontwikkelaar of andere (online) dienstverlener werk je vaak met vaste maandelijkse bedragen of terugkomende opbrengsten die je graag zo efficiënt mogelijk wil afhandelen en beheren.
Je zou graag maandelijks automatisch een factuur willen uitsturen die ook meteen automatisch betaald wordt, zonder manuele tussenkomsten. Bovendien wil je graag dat alles ook netjes en correct in de boekhouding geregistreerd en verwerkt wordt, zonder foutenmarge of vertragingen.
Odoo biedt in combinatie met Stripe een krachtige en volledig geïntegreerde oplossing voor het automatiseren van terugkerende facturatie én betalingen. Ideaal voor bedrijven die werken met abonnementen, vaste onderhoudscontracten, of andere recurrente dienstverleningen.
Wat zijn de voordelen?
Om je facturen automatisch te laten betalen, moet je de nodige betaalmogelijkheden voor je klanten voorzien. Stripe is een betaalprovider die de mogelijkheid voorziet om de facturen te laten betalen via verschillende betaalmiddelen zoals kredietkaarten, Paypal, bancontact, SEPA Direct Debit, enz.).
Wat je dus als eerste nodig hebt, is een Stripe-account. Maak deze aan en vul alle nodige bedrijfsgegevens correct in. Volg gewoon de onboarding procedure van Stripe om alles netjes op punt te zetten.
In Stripe moet je ook de betaalmethodes correct instellen, als je wilt dat je klanten kunnen betalen via een kredietkaart of via SEPA Direct Debit, dan moet je deze betaalmiddelen mogelijks nog activeren.
Om SEPA Direft Debit te activeren in Stripe, moet je wel een aantal identificatiestappen doorvoeren.
In je Odoo boekhouding moeten er een aantal instellingen in orde gebracht worden om de automatisering vlot te laten verlopen.
Zodra je alle instellingen in je Stripe account in orde hebt gebracht, kan je Stripe als betaalprovider in Odoo instellen.
Om de verbinding tussen Stripe en Odoo te activeren, heb je de publieke sleutel (public key) en geheime sleutel (secret key) nodig die je terugvindt in je Stripe-account.
Geheime sleutel veilig bewaren!
De geheime sleutel wordt maar één keer getoond in Stripe, kopieer de sleutel en bewaar deze in een (digitale) kluis of andere veilige locatie.
Geraak je de sleutel kwijt? Dan moet je de Stripe developer-afdeling contacteren voor een nieuwe aanvraag.
Met deze setup kunnen klanten bij het ondertekenen van een offerte meteen betalen én wordt er een betalingstoken aangemaakt in Odoo. Deze token wordt gebruikt voor toekomstige automatische betalingen.
Het instellen van de betaalprovider is niet alles, Stripe moet in de boekhouding ook als bank verbonden worden, zodat de financiële transacties gemakkelijk kunnen verwerkt worden.
Voor Stripe moet er dus een apart financieel dagboek voorzien worden waarin de transacties dagelijks en automatisch kunnen binnenkomen.
Nadat het financieel dagboek is aangemaakt, kan je via Ponto de banksynchronisatie activeren.
Met een aantal bijkomende instellingen worden dagelijks:
✅ Het resultaat is een volledig geautomatiseerde verwerking in je boekhouding, zonder manuele import van bankafschriften.
Om de terugkerende verkopen te automatiseren, moet je in Odoo de abonnementen-app en de verkopen-app installeren.
Vooraleer je begint met het uitsturen van offertes en het aanmaken van je abonnementen, is het belangrijk dat je eerst alle instellingen juist zet.
Om een abonnement of samenwerking met een klant op te starten, kan je een offerte of overeenkomst uitsturen naar je klant. Je kan hier instellen dat de klant de offerte online moet ondertekenen én de online betaling moet uitvoeren.
Eens de klant de eerste betaling uitvoert, wordt er een betaaltoken in Odoo bewaard. Via deze token kunnen de toekomstige facturen ook automatisch betaald worden via dezelfde betaalwijze, dit zonder verdere manuele tussenkomst van de klant.
Vergeet ook niet in te stellen dat de factuur automatisch wordt verstuurd nadat de klant de betaling uitvoert.
Bij het aanmaken van je producten moet je aanduiden dat het om een terugkerend product gaat.
Voeg het abonnementsplan toe (bv. maandelijks) zodat het abonnement op de gewenste frequentie de betalingen uitvoert en de facturen uitstuurt.
Voorzie ook de correcte Btw-codes, grootboekrekeningen en analytische labels (indien van toepassing).
Je Odoo-website of klantenportaal biedt een gestroomlijnde ervaring voor een betere klantentevredenheid.
Indien je dit wenst, kunnen klanten gemakkelijk hun abonnementen online afsluiten en de betaling uitvoeren.
In het klantenportaal kunnen ze de historiek aan facturen raadplgen en downloaden, hiernaast kunnen ze de betalingsmethodes aanpassen en de abonnementen bekijken of opzeggen (optioneel).
Deze werkwijze vermindert drastisch de nood aan manuele opvolging en biedt transparantie aan de klant.
We hebben al heel wat klanten kunnen helpen met deze setup in Odoo.
Wil je een geautomatiseerde administratie die ook boekhoudkundig correct verwerkt wordt? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag verder met de opzet en de boekhouding!
