Voor een correcte boekhouding en rapportering is het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan het opstellen van een inventaris en de nodige voorraadlijsten.
Vaak denkt men bij een inventaris aan het tellen van de voorraad en het opmaken van een voorraadlijst, maar dit is enkel een onderdeel van de inventaris. Een inventaris is namelijk een gedetailleerd overzicht van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van een onderneming op een bepaald moment.
Jaarlijkse check
De inventaris is belangrijk om de boekhouding en de rapporteringen correct op te stellen en een getrouw beeld weer te geven van de onderneming.
De inventaris moet minstens jaarlijks opgemaakt worden en de werkelijke toestand van de onderneming weergeven.
In de inventaris moet het volgende opgenomen worden:
Stavingsdocumenten
Een goede vertrouwensrelatie met je accountant begint bij een transparante samenwerking. Probeer je accountant bij belangrijke handelingen te betrekken. Bezorg alle nodige (juridische) documenten die relevant kunnen zijn voor een correcte boekhouding en rapportering.
Bij voorraden en materiële activa is het belangrijk om fysieke tellingen en controles uit te voeren. Dit wordt vaak als een administratieve last beschouwd, maar kan echter belangrijke informatie opleveren.
Geen zorgen, je accountant zal je helpen bij de waarderingsmethodes en de rapporteringen, aangezien hier speciale regels van toepassing kunnen zijn en dit de nodige kennis en expertise vergt.
In eerste instanties zullen de goederen moeten geteld worden. Vervolgens zal men moeten nagaan of er beschadigde, vervallen of verloren goederen zijn. Hiernaast moet er een overzicht gemaakt worden van de goederen die als demomateriaal of voor publicitaire doeleinden gebruikt of verbruikt werden.
Bij de FIFO-methode (First In, First Out) gaat men ervan uit dat de goederen die eerst aangekocht werden, ook eerder de voorraad verlaten. Dit betekent dat de voorraad zal gewaardeerd worden aan de meest recente aankoopprijzen. Deze methode geeft een beter beeld van de werkelijke kost van de voorraad. Dit is de meest courante waarderingsmethode die toegepast wordt door micro- of kleine ondernemingen.
Bij de LIFO-methode (Last In, First Out) wordt de stock gewaardeerd aan oudere aankoopprijzen. Meestal zijn oudere aankoopprijzen lager dan de meest recente. Hierdoor zorgt men dat de stock aan een lagere kostprijs gewaardeerd wordt, waardoor de winst lager is. Meestal wordt deze methode afgeraden.
Bij de methode van de gewogen gemiddelde prijs worden de kosten van de voorraden berekend door de totale waarde van de voorraad te delen door het totale aantal artikelen. In principe wordt de gewogen gemiddelde prijs na elke aankoop opnieuw berekend.
((aantal stuks x prijs) + (aantal nieuwe stuks x nieuwe prijs)) / totaal aantal stuksDeze methode wordt vooral toegepast wanneer individuele voorraaditems nauwkeurig kunnen worden geïdentificeerd en onderscheiden. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die werken met unieke, dure of op maat gemaakte producten.
Voor het stockbeheer bestaan er verschillende softwareoplossingen, maar een Excel-bestand is even goed. Probeer je stock nauwkeurig te tellen en stel de lijsten correct op.
Je stelt de volgende lijsten best apart op:
Volgende informatie kan je best opnemen in de stock- of voorraadlijst:
☑️ Uw ondernemingsgegevens & ondernemingsnummer
☑️ Datum van voorraadopname
☑️ Adres van het magazijn of de opslagplaats
☑️ Vermelding toegepaste waarderingsmethode
☑️ Artikelnummer / SKU
☑️ Omschrijving artikel
☑️ Categorie (indien relevant) (bv. grondstoffen, halffabricaten, eindproducten
☑️ Eenheid van maat (bv. stuks, kg, liter, enz.)
☑️ Aantal stuks per artikel
☑️ Aankoopprijs per eenheid
☑️ Verkoopprijs per eenheid (optioneel)
☑️ Totale waarde per artikel (aantal x aankoopprijs)
☑️ Totaalwaarde van de volledige voorraad
Hieronder een simplistisch voorbeeld:
