Binnen een vennootschap komt het regelmatig voor dat er geldstromen plaatsvinden tussen de onderneming en haar bedrijfsleiders of aandeelhouders. Deze wederzijdse schulden en vorderingen worden meestal bijgehouden via een zogenaamde rekening-courant. Het is een flexibel boekhoudkundig instrument dat tijdelijk geldverkeer mogelijk maakt, maar tegelijkertijd ook risico’s en fiscale aandachtspunten met zich meebrengt. Een slecht beheerde rekening-courant kan leiden tot onverwachte belastingen, onaangename controles of zelfs liquiditeitsproblemen binnen de vennootschap. Daarom is het cruciaal om deze rekening niet enkel goed te begrijpen, maar ook actief en transparant te beheren.
De rekening-courant is de schuld of vordering die de bedrijfsleider of aandeelhouder heeft ten opzichte van de vennootschap.
Hou dit steeds in je achterhoofd: de bedrijfsleider of aandeelhouder en de vennootschap zijn aparte entiteiten of (rechts)personen. Het afhalen of overschrijven van geldmiddelen van of naar de vennootschap kunnen dus invloed hebben op de stand van de rekening-courant.
Stel je leent een bijkomend bedrag uit aan je vennootschap omdat deze misschien nog wat extra geldmiddelen nodig heeft. Dan ontstaat er een credit rekening-courant, dit betekent dat je een vordering hebt ten opzichte van je vennootschap. De vennootschap heeft dus een schuld tegenover de bedrijfsleider of aandeelhouder.
Op de balans van de vennootschap zal dit weergegeven worden als schuld ten opzichte van de bedrijfsleider of aandeelhouder.
Balanspost credit R/C
Een credit rekening-courant kan je meestal op een 483- of 489-rekening (korte termijn) of een 17-rekening op de passiefzijde van de balans terugvinden.
Zoals eerder vemeld, ontstaat een credit rekening-courant wanneer een aandeelhouder of bedrijfsleider (voor een korte termijn) geldmiddelen uitleent aan de vennootschap.
Soms kan het zijn dat facturen die bestemd zijn voor de vennootschap betaald werden met andere betaalmiddelen, dit betekent dat de vennootschap de bedragen nog verschuldigd zal zijn aan de bedrijfsleider of aandeelhouder. We raden echter aan om dit zoveel mogelijk te vermijden, probeer dus altijd de zakelijke betaalmiddelen (zakelijke bankrekening, kredietkaart, e-wallet, enz.) te gebruiken om de beroepsmatige uitgaven te betalen of te financieren.
Omdat je het geld aan de vennootschap hebt uitgeleend, kan er hiervoor een creditintrest aangerekend worden. Deze creditintresten kunnen onder bepaalde voorwaarden als aftrekbare kost opgenomen worden in de vennootschap. Voor de bedrijfsleider of aandeelhouder is de intrest een roerend inkomen.
De voorwaarden om de intrest als kost af te trekken zijn:
Het overschreden gedeelte zal als geherkwalificeerd worden naar een (niet aftrekbaar) dividend.
Op de intresten moet de vennootschap wel nog roerende voorheffing inhouden aan het standaardtarief van 30%. Er moet bijgevolg ook een aangifte ingediend worden.
Wanneer je geld afhaalt of leent van de vennootschap, kan er een debet rof negatieve rekening-courant ontstaan. Ook privéuitgaven die met de vennootschap betaald worden, worden vaak op de R/C geboekt.
Dit betekent dat de vennootschap een vordering heeft tegenover de bedrijfsleider of aandeelhouder, de bedrijfsleider of aandeelhouder heeft dus een schuld ten opzichte van de vennootschap. Er werden namelijk geldmiddelen afgehaald die eigenlijk behoren tot de vennootschap.
Balanspost debet R/C
Een debet rekening-courant kan je meestal op een 416-rekening (korte termijn) of een 291-rekening (lange termijn) op de actiefzijde van de balans terugvinden.
Zoals eerder vermeld, kan een negatieve of debet rekening-courant ontstaan door:
Een aantal negatieve gevolgen van zo'n debet rekening-courant:
Op de negatieve debet rekening-courant wordt er een voordeel van alle aard (VAA) berekend op basis van een fictieve intrest die door de belastingadministratie jaarlijks wordt vastgelegd. Het VAA wordt als een bezoldiging beschouwd, waarop je sociale bijdragen en personenbelasting verschuldigd bent.
In principe moet de intrest op maandbasis berekend worden. Indien er zich geen grote schommelingen voordoen gedurende het jaar, mag de intrest ook op jaarbasis berekend worden.
De berekening van de intrest op maandbasis op een debet rekening-courant ziet er als volgt uit:
((beginsaldo maand + eindsaldo maand) / 2) x (intrest x 1 / 12)De berekening van de intrest op jaarbasis op een debet rekening-courant ziet er als volgt uit:
((beginsaldo jaar + eindsaldo jaar) / 2) x intrestLaat je de negatieve R/C staan zonder deze terug te betalen of te vereffenen en neem je de intresten niet als voordeel van alle aard (VAA) op? Dan ontstaat er een sneeuwbaleffect dankzij het compound interest systeem. Jaarlijks worden namelijk de intresten berekend op de openstaande R/C inclusief de reeds aangerekende intresten uit het verleden. Dit betekent dat je voortdurend intresten op intresten verschuldigd zult zijn.
Problemen vermijden is meestal gemakkelijker dan problemen oplossen. Werk samen met een real-time accountant, zodat je altijd zicht hebt op je boekhouding en je rekening-courant.
Zit je toch met een negatieve rekening-courant? Dan kunnen volgende opties een oplossing zijn:
Een eerder dure oplossing is het toekennen van een bezoldiging om de debet rekening-courant weg te werken. Op de bezoldiging ga je echter sociale bijdragen en personenbelasting moeten betalen.
In plaats van een dividenduitkering in geld te doen, kan deze gebruikt worden om de debet rekening-courant te vereffenen. Op de dividenduitkering moet echter roerende voorheffing ingehouden worden, het standaardtarief is 30%.
Indien de debet rekening-courant niet op korte termijn kan terugbetaald worden, kan de omzetting naar een lening met vaste looptijd een oplossing zijn. Het intrestpercentage kan hierdoor verlaagd worden en de lening kan over een langere termijn terugbetaald worden.
Het is wel belangrijk om de afspraken schriftelijk in een overeenkomst te gieten en deze correct na te leven.
Andere mogelijkheden?
Er bestaan inderdaad nog andere mogelijkheden om de R/C weg te werken. Gezien dit eerder complexe methodes zijn, raden we aan om met je accountant te spreken.
Het is belangrijk dat de rekening-courant apart bijgehouden voor elke bedrijfsleider of aandeelhouder. In de boekhouding kan er dus best een aparte rekening voorzien worden voor elke bedrijfsleider en aandeelhouder, zodat er geen discussies, problemen of mogelijke conflicten ontstaan.
Een duidelijke communicatie met de accountant is ook belangrijk. Als de accountant niet kan afleiden door wie bepaalde verrichtingen of betalingen uitgevoerd werden, dan moet dit correct doorgegeven worden:
Werk met een real-time accountant die de boekhouding ter beschikking stelt, zodat de cijfers en rekeningen op elk moment kunnen geraadpleegd worden.
Jaarlijks worden de intrestvoeten voor de credit en debet rekening-courant gepubliceerd:
