Voor veel ondernemers en werknemers zijn laptops en computers onmisbare tools in het dagelijkse werk. Maar hoe zit het fiscaal met de aankoop van zo’n toestel? In welke mate kan je de kost en de btw aftrekken? En wat als de laptop ook privé gebruikt wordt?
Bedrijfsmiddelen die op lange termijn gebruikt worden in de onderneming, kunnen niet zomaar in één keer als kost ingebracht worden. Je moet namelijk rekening houden met de werkelijke gebruiksduur.
Bij computers, laptops en toebehoren wordt doorgaans een afschrijvingstermijn van drie jaar aanvaard.
Bouw je zelf de PC en koop je de onderdelen apart aan? Dan moet je deze facturen samentellen om de aanschafwaarde te bepalen, deze waarde schrijf je dan af over drie jaar.
De afschrijvingskost moet fiscaal beperkt worden tot het beroepsmatig gebruik.
Gebruik je de laptop bijvoorbeeld 75% voor beroepsmatige doeleinden, dan zal de aftrekbaarheid als volgt bepaald worden:
( Aankoopwaarde / 3 ) x 75%
Stel je koopt een computer aan ter waarde van 1.500 euro en je houdt rekening met bovenstaande, dan zou de afschrijvingstabel er als volgt uitzien:
Let op: dit is een simplistisch voorbeeld. Er werd geen rekening gehouden met de niet-aftrekbare btw bij gedeeltelijk privégebruik, dit gedeelte van de btw zou ook deel uitmaken van de afschrijvingswaarde.
Degressieve afschrijving
In tegenstelling tot vennootschappen, is het in eenmanszaken toegelaten om degressief af te schrijven!
Ook in een vennootschap is een afschrijvingstermijn van drie jaar gebruikelijk. De afschrijvingskost is volledig aftrekbaar in de vennootschap.
In een vennootschap moet de afschrijving wel pro-rata gebeuren, dit betekent dat men het bedrijfsmiddel pas vanaf de aanschafdatum mag beginnen afschrijven.
Stel dat je een computer ter waarde van 1.500 euro zou aankopen op 01/07, dan zou de afschrijvingstabel er als volgt uitzien:
Indien de computer of laptop gratis ter beschikking gesteld wordt aan bedrijfsleiders of personeel, dan moet er per toestel een voordeel van alle aard toegekend worden aan de uiteindelijke gebruiker.
Het voordeel van alle aard voor de gratis ter beschikkingstelling van computers en laptops wordt forfaitair bepaald, het bedrag voor inkomstenjaar 2025 bedraagt 72,00 euro.
Hiervan kan afgeweken worden door in je beleid op te nemen dat de bedrijfstoestellen enkel voor beroepsmatige doeleinden mogen gebruikt worden, je staat dus het privégebruik niet toe. Je kan hiervoor best een schriftelijke overeenkomst met de personeelsleden voorzien.
De btw op de aankoop van een PC of laptop is aftrekbaar op basis van het beroepsmatig gebruik. Indien je de PC of laptop grotendeels beroepsmatig gebruikt, wordt een aftrek van 75% algemeen aanvaard.
Als de PC of laptop enkel voor beroepsmatige doeleinden gebruikt wordt, kan de btw uiteraard volledig gerecupereerd worden.
We raden aan om steeds een factuur te laten opmaken bij de aankoop met vermelding van je bedrijfsgegevens en btw-nummer.
Zorg er ook voor dat je boekhouding overzichtelijk blijft en je altijd een goed zicht hebt op de bedrijfsmiddelen en de afschrijvingen.
☑️ Vraag een zakelijke factuur op, zodat je de btw kunt recupereren
☑️ Denk na over de juiste afschrijvingstermijn & afschrijvingsmethode
☑️ Stel een bedrijfsmiddelentabel & afschrijvingstabel op
