Aanschaf motor

Aftrekbare kosten

Gebruik je de motor voor professionele doeleinden? Dan kunnen de kosten geheel of gedeeltelijk in kost gebracht worden, denk hierbij aan:

• De aanschaf van de motor (af te schrijven)
• Toebehoren & accessoires
• Beschermende motorkledij & uitrusting
• Onderhoud
• Brandstof
• Verzekering
• Verkeersbelasing

Financiering

Denk ook na over hoe je de motor gaat financieren:

• Investeringskrediet
• Leasing
• Renting

Aftrekbaarheid kosten

Aftrekbaarheid kosten in een eenmanszaak

Indien je de motor via een eenmanszaak aanschaft, moet je rekening houden met het volgende:

Aftrek kosten

De kosten van de motor zijn enkel aftrekbaar voor beroepsmatig gebruik (verplaatsingen naar klanten, prospecten, leveranciers, ...). Indien de motor ook voor privéverplaatsingen gebruikt wordt, moeten de kosten dus beperkt worden tot enkel het beroepsmatig gedeelte.

Afschrijvingen

De aanschafwaarde van de motor kan helaas niet in één keer als kost ingebracht worden. Bedrijfsmiddelen met een langere levensduur moeten namelijk afgeschreven worden. Een algemeen aanvaarde afschrijvingstermijn voor motors is vijf jaar.

Aftrekbaarheid kosten in een vennootschap

Bij de aankoop van een motor via een vennootschap, moet je rekening houden met volgende zaken:

Aftrek kosten

De kosten van de motor zijn volledig aftrekbaar in de vennootschap.

Voordeel van alle aard (VAA)

Indien de vennootschap de motor kosteloos ter beschikking stelt aan de bedrijfsleider of een werknemer en deze de motor voor woon-werkverkeer en privédoeleinden gebruikt, dan moet er een voordeel van alle aard bepaald worden.

Bij motors wordt het VAA bepaald op basis van het werkelijk gebruik. Er moet dus een rittenadministratie bijgehouden om het percentage correct te kunnen bepalen.

Aftrekbaarheid btw

Methode 1 - Rittenadministratie

Je houdt dagelijks een gedetailleerde rittenadministratie bij. Dit betekent dat je elke beroepsmatige verplaatsing bijhoudt en registreert. Er wordt vervolgens een procentuele verhouding bepaald op basis van de beroepsmatige verplaatsingen ten opzichte van de totale afgelegde kilometers.

Je dient dus het volgende zeker bij te houden:

• Begintoestand kilometerteller (begin van jaar)
• Dagelijkse beroepsmatige verplaatsingen (datum rit, omschrijving, adres, enz.)
• Aantal kilometers per beroepsmatige verplaatsing
• Totale kilometers afgelegd per dag
• Eindtoestand kilometerteller (einde van jaar)

Methode 2 - Semi-forfaitaire methode

Deze methode vereenvoudigt de berekening door gebruik te maken van een forfaitair element op basis van het woon-werkverkeer en een vast aantal privé-kilometers voor overige verplaatsingen.

De formule ziet er als volgt uit:

((Afstand woon-werkverkeer x 2 x 200 + 6.000) / totale afgelegde km) x 100 

Om deze methode te gebruiken, moeten enkele voorwaarden vervuld zijn:

1. Er moet één vaste gebruiker van het voertuig zijn (bijvoorbeeld een zaakvoerder, bestuurder, werknemer of gezinslid).
2. Er mag slechts één voertuig per gebruiker volgens deze methode worden afgetrokken​​.

Methode 3 - Forfaitaire btw-aftrek

Bij de forfaitaire aftrek (de eenvoudigste methode) wordt een algemeen aftrekpercentage van 35% toegepast.

Eens je voor deze methode kiest, moet deze regeling wel gedurende de vier opeenvolgende jaren op de voertuigen toegepast worden.

Om deze methode te gebruiken, moeten drie voorwaarden vervuld zijn:

1. Deze methode moet worden toegepast op alle voertuigen.
2. Het forfait geldt slechts voor één voertuig per gebruiker.Voor de andere voertuigen die gemengd worden gebruikt, moet het beroepsmatig karakter worden aangetoond aan de hand van een rittenadministratie.
3. Het voertuig moet als werkinstrument of als exploitatiemiddel gebruikt worden in het kader van de economische activiteit. De voertuigen die niet of slechts onbeduidend (minder dan 10%) voor beroepsdoeleinden gebruikt worden, zijn uitgesloten van deze methode.

Is een combinatie van de drie methodes mogelijk?

Ja, het is toegelaten om methode 1 te combineren met methode 2. Jaarlijks mag men dus per voertuig de keuze maken of men methode 1 of methode 2 wil toepassen.

Indien men methode 3 toepast, moet men voor de voertuigen die uitgesloten worden van deze methode een rittenadministratie bijhouden.

Administratie & boekhouding

Juridische documenten

Bezorg bij de aankoop van een bedrijfswagen volgende documenten aan je accountant:

☑️ Bestelbon
☑️ Aankoopfactuur
☑️ Kopie inschrijvingsbewijs
☑️ Financierings- of leasingcontract met bijkomende aflossingstabel

Boekhouding

Ook alle andere relevante autokosten kan je best bezorgen/inbrengen, denk hierbij aan:

☑️ Onderhoudsfacturen
☑️ Jaarlijkse keuring
☑️ Jaarlijkse verkeersbelasting
☑️ Verzekeringen
☑️ Brandstofkosten (tankkaart aan te raden voor een geldige btw-factuur)
☑️ Parkeertickets
☑️ Retributies & boetes

Bewijs beroepsmatig gebruik

☑️ Rittenadministratie met eventuele gps-tracker
☑️ Staving van de beroepsmatige verplaatsingen (mails, afspraken, ...)
☑️ Andere relevante bewijsdocumenten