Ondernemers en accountants hoeven niet langer manueel uittreksels te downloaden of betalingen in te geven. Dankzij gestandaardiseerde formaten en nieuwe Europese regelgeving kunnen banktransacties vandaag volledig automatisch worden uitgewisseld met de boekhouding. Dit kan momenteel via twee systemen: CODA en PSD2. Beide oplossingen maken het mogelijk om bankgegevens rechtstreeks in boekhoudsoftware in te lezen en te verwerken.
Steeds meer bedrijven en boekhoudkantoren stappen over op digitale oplossingen voor de verwerking van banktransacties. Dankzij automatisering hoeven betalingen en ontvangsten niet langer manueel ingevoerd te worden. Via gestandaardiseerde formaten en koppelingen met banken kunnen transacties automatisch in de boekhouding terechtkomen. Dit verhoogt de efficiëntie, vermindert de kans op fouten en zorgt voor een actueel financieel overzicht.
De twee belangrijkste methodes in België zijn CODA en PSD (Payment Services Directive). Beide systemen hebben eigen kenmerken, voordelen en beperkingen.
CODA (gecodeerd dagafschrift), is een elektronisch bankbestand dat Belgische banken ter beschikking stellen aan bedrijven en boekhouders. Het bestand bevat een overzicht van alle banktransacties in een gestandaardiseerd formaat, zodat ze rechtstreeks kunnen worden ingelezen in boekhoudsoftware zoals Odoo, Exact, WinBooks, Yuki, enz.
CODA-bestanden worden doorgaans dagelijks door banken aangeleverd. Ze zijn bijzonder betrouwbaar en geschikt voor automatische reconciliatie van betalingen en facturen.
Sommige banken (bv. KBC, BNP Paribas Fortis, Belfius) bieden rechtstreeks CODA-bestanden aan die je manueel of via een koppeling kan integreren.
Isabel 6 is een bankplatform dat ook CODA-bestanden kan aanbieden, vooral voor bedrijven die Isabel al gebruiken.
De populairste en meest gebruikte en provider voor CODA-bestanden in België is Codabox. Zij bieden een centrale dienst aan waarbij CODA-bestanden automatisch bij de bank worden opgehaald en rechtstreeks doorgestuurd naar de boekhouding of de software van de onderneming.
Naast het uitwisselen van CODA-bestanden, voorziet Codabox ook het automatisch aanleveren van loonboekingen (SODA) en kredietkaartafschriften (CARO).
Codabox beschikt over een helpdesk die ondersteuning biedt bij technische problemen of fouten in de aanlevering.
Indien er zich problemen voordoen bij het afleveren van CODA-bestanden, wordt dit meestal door Codabox zelf opgelost in samenwerking met de bank, zo hoef je je als accountant of ondernemer geen zorgen te maken.
Aangezien CODA-bestanden elektronische bankuittreksels zijn, ontvang je elke dag een overzicht van het begin- en eindsaldo van de bankrekening. Dit maakt het voor accountants en ondernemers gemakkelijker om de saldo's te controleren in de boekhouding.
Niet alleen zichtrekeningen, maar ook spaarrekeningen kunnen via Codabox opgevolgd worden.
Ondernemingen die reeds via hun accountant gebruikmaken van Codabox, kunnen bij een switch naar een andere boekhouder gemakkelijk overgezet worden naar de nieuwe boekhouder. De nieuwe boekhouder kan de CODA-bestanden vervolgens automatisch afhalen en inlezen in zijn boekhoudsysteem.
De dienstverlening van Codabox is betalend, de prijs bestaat uit een opstartkost en een maandelijkse vaste kost per actieve rekening.
CODA-bestanden zijn enkel beschikbaar vanaf de datum dat de dienst geactiveerd wordt. Historische transacties kunnen dus niet opgehaald worden.
Hoewel de meeste grote Belgische banken ondersteund worden, blijft de dekking beperkt tot België. Internationale banken of e-wallets vallen meestal buiten bereik.
PSD staat voor Payment Services Directive, de Europese richtlijn die banken verplicht om via een API (Application Programming Interface) rekeninginformatie en betalingsdiensten beschikbaar te stellen aan derde partijen. Dit wordt vaak aangeduid als PSD2.
Via PSD kunnen bedrijven en softwareproviders banktransacties rechtstreeks ophalen bij vrijwel alle Europese banken. Hiervoor zijn PSD-providers actief die een technische koppeling aanbieden.
Salt Edge is een internationale provider die toegang biedt tot duizenden banken in Europa.
Bankrekeningen en e-wallets zoals KBC, BNP Paribas Fortis, ING, Belfius, Revolut, Wise, enz., kunnen gekoppeld worden via Salt Edge.
Enable Banking is een gespecialiseerde Europese speler die zich richt op stabiele PSD2-verbindingen.
Bankrekeningen zoals Beobank, Bank van Breda, Keytrade, VDK, enz., kunnen via Enable Banking gekoppeld worden.
Een Belgische provider, ontstaan uit Isabel Group, die zich specifiek richt op Belgische en Europese bedrijven.
Bankrekeningen, e-wallets en payment providers zoals Qonto, Stripe en Mollie kunnen via Ponto gekoppeld worden.
In veel gevallen is het gebruik van PSD2-API’s gratis. Ponto's oplossing is betalend, maar nog steeds goedkoper dan CODA.
Transactiegegevens kunnen sneller opgehaald worden, soms bijna in realtime.
Afhankelijk van je boekhoudsoftware kan je op elk gewenst moment de transacties ophalen, zodat de beschikbare transacties onmiddellijk ingelezen worden in de boekhouding.
Het voordeel van PSD is dat je nog terug in de tijd kunt gaan wat het ophalen van transacties betreft. Afhankelijk van de bank kunnen transacties van de voorbije 3 tot 12 maanden worden opgehaald.
PSD2 biedt toegang tot bijna alle Europese banken én vaak ook e-wallets zoals PayPal en Revolut. Ook payment providers zoals Stripe en Mollie kunnen gemakkelijk gekoppeld worden.
Om veiligheidsredenen moet de gebruiker de koppeling regelmatig vernieuwen (meestal elke 90 of 180 dagen).
Als dit niet reeds geïntegreerd is in je boekhoudsoftware, kan je best een remindersysteem opstellen zodat de je tijdig de bankverbinding kan vernieuwen. Een bankverbinding te laat vernieuwen kan zorgen voor technische problemen en verbreking van de verbinding.
De kwaliteit van de API’s verschilt per bank. Dit betekent dat niet elke bank dezelfde data in een uniforme structuur aflevert (wat bij CODA wel het geval is).
De verbinding is ook minder stabiel in vergelijk met CODA, PSD-verbindingen kunnen wegens technische storingen verbroken worden, er bestaat ook een groter risico dat er dubbele data wordt afgeleverd.
Ook de tussenprovider kan voor technische storingen zorgen, waardoor de bankverbinding opnieuw moet geactiveerd worden.
Niet elke provider levert saldi of extra details even consistent aan. Extra controle blijven soms noodzakelijk.
We raden ook aan om jaarlijks de officiële bankuittreksels en exports af te halen om deze als stavingsdocumenten in de boekhouding bij te houden.
Veel PSD2-koppelingen beperken zich tot zichtrekeningen, spaarrekeningen zijn niet mogelijk.
CODA is de stabielere en betrouwbare oplossing in België, vooral geschikt voor boekhouders en bedrijven die zekerheid en ondersteuning wensen en die hoofdzakelijk met Belgische bankrekeningen werken.
PSD is daarentegen flexibeler, goedkoper en biedt toegang tot een breder scala aan banken, e-wallets en payment providers, maar vereist meer controle afhankelijk van de bank en de provider.
Of je nu kiest voor CODA, PSD of een combinatie van de twee, we helpen je bij de setup van je boekhouding en de bankverbindingen zodat alles zorgeloos kan verlopen. Hiernaast zorgen we voor de nodige controles en opvolging. Ook bij technische problemen kan je vertrouwen op onze ondersteuning!
