Vaak zien ondernemers de boekhouding als een administratieve last, terwijl de cijfers de kern van de onderneming zijn en heel wat inzichten kunnen leveren. Een vlotte administratie en een efficiënte samenwerking met je accountant brengt alleen maar voordelen met zich mee.
Zoek naar de gepaste software waarin je flexibel kunt samenwerken met je accountant. Beperk je niet enkel tot de standaard boekhoudfuncties, maar kijk bijvoorbeeld naar een ERP-systeem waar je de processen van je onderneming volledig kunt integreren.
Een aantal functionaliteiten die je software minstens moet hebben zijn:
De bedoeling van een boekhouding is dat je voor elke zakelijke verrichting een corresponderend document hebt.
Voor verkopen zullen dit de verkoopfacturen en/of een ontvangstenboek zijn. Voor de aankopen heb je de aankoopfacturen of andere bewijsdocumenten nodig. Voor de financiële verrichtingen moet je de bankuittreksels en een kasboek bijhouden.
Naast deze boekhoudkundige verrichtingen kan je best ook alle achterliggende juridische documenten fatsoenlijk beheren en organiseren.
De samenwerking met je accountant hoeft niet saai en eenzijdig te zijn. Ga op zoek naar een accountant die open staat voor real-time accounting in een transparante omgeving. Zo geef je de boekhouding wel uit handen, maar behoud je nog steeds de controle aangezien je alles mee kunt opvolgen.
Wij werken met onze klanten in Odoo, zonder tussenportalen of een verstopte boekhouding. Wij zien wat jij in de boekhouding doet, jij kunt zien wat wij in uw boekhouding doen. Zo creëren we een interactieve samenwerking met onze klanten.
Sluit je als startende onderneming zo snel mogelijk aan op het PEPPOL-netwerk.
Via je access points kan je verkoopfacturen naar je klanten verzenden, maar kan je ook automatisch je zakelijke Belgische aankoopfacturen in de boekhouding ontvangen.
Knowledge base - PEPPOL & e-facturatie
Verbind onmiddellijk je zakelijke rekeningen en e-wallets in je software zodat de banktransacties in de boekhouding gesynchroniseerd worden. Zo kan je accountant periodiek de verrichtingen opvolgen. Wij zorgen voor automatiseringen die de transacties automatisch linken aan de facturen in de boekhouding, zo vermijden we manueel werk en is je boekhouding altijd up-to-date.
Alle openstaande verrichtingen kan je mee opvolgen, zo kan je steeds zien welke documenten in de boekhouding ontbreken. Periodiek sturen we van onze kant ook een overzicht met alle ontbrekende documenten.
Gebruik voor je zakelijke aankopen altijd je zakelijke rekening of kredietkaart. Vermijd privé betaalmethodes of betalingen in cash, dit zorgt voor een minder propere boekhouding, je accountant zal zonder duidelijke communicatie niet direct weten of de factuur al dan niet betaald werd.
Indien je toch andere betaalmiddelen zou gebruiken, zorg dan dat je op factuurniveau met je accountant communiceert en aangeeft wanneer en hoe de factuur betaald werd.
Wij voorzien voor onze klanten de optie dat zij zelf de factuur als betaald kunnen aanduiden, je geeft hiernaast ook door wanneer de factuur betaald werd en of deze privé (via de R/C) of cash betaald werd.
Laat je facturatie nooit liggen. Hoe sneller je de facturen uitstuurt, hoe sneller je het geld kunt innen.
De standaardregel is dat je ten laatste de 15de van de maand volgend op de prestaties je factuur opmaakt.
Bied je abonnementen en recurrente diensten aan? Check dan of je in je software je facturatie kunt automatiseren, zodat je je periodieke facturen niet telkens manueel moet uitsturen.
Automatiseer je betalingsherinneringen zodat je de facturen zo snel mogelijk kunt invorderen.
Blog - Inkomende cashflow optimaliseren
Vul op het einde van de dag telkens je ontvangstenboek en kasboek aan, zodat ze altijd op punt staan.
Laat het invullen van deze boeken niet dagenlang liggen. Indien je een onverwachte controle krijgt, kan de fiscus een boete opleggen voor het niet tijdig invullen van je dagontvangsten en kasverrichtingen.
Op het einde van de maand kan je de maandoverzichten uploaden in de boekhouding. Beter nog, wij voorzien een volledige integratie van de ontvangsten en kasverrichtingen in de boekhouding, zo hoef je geen fysieke boeken meer bij te houden en kan dit geautomatiseerd worden.
Knowledge base - Ontvangstenboek invullen
Knowledge base - Kasboek invullen
Enkel met een geldige btw-factuur kan je naast de kosten ook de btw geheel of gedeeltelijk aftrekken. Heb je geen factuur, dan kan de aankoop of uitgave enkel geheel of gedeeltelijk als kost in mindering gebracht worden.
Vraag aan de kassa of de balie of je een factuur voor je aankoop kan krijgen. Hou een visitekaartje of je ondernemingsgegevens bij de hand om de procedure vlot te laten verlopen.
Vooraleer je een zakelijke aankoop doet, raden we sterk aan om te checken of je een bedrijfsaccount kan aanmaken in de webshop. Het is belangrijk dat je de bedrijfsgegevens en een geldig ondernemingsnummer of btw-nummer kan ingeven.
Heel wat software en toolplatforms maken wel een factuur op, maar moet je deze zelf nog downloaden via het klantenportaal. Doe dit zeker!
Verkoopplatforms zoals Bol.com werken vaak als tussenpersoon en zal je meestal een besteloverzicht bezorgen. Krijg je geen factuur van de werkelijke leverancier? Probeer deze dan toch even via e-mail of via het Bol.com-portaal te contacteren.
Krijg je geen factuur vast? Dan kan je best nog je kassaticket, btw-bonnetje of elk ander bewijs in je boekhouding bijhouden zodat je de aankoop kan bewijzen. Het nadeel is wel dat je de aankoop enkel als kost kan inbrengen, maar geen btw kan recupereren.
Krijg je een papieren ticket of document binnen? Gebruik dan je boekhoudapp om een foto of scan door te sturen naar je boekhouding.
Laat dit niet liggen! Probeer dagelijks een aantal minuten te spenderen aan het verzamelen van de facturen en documenten. Dit zal je veel minder tijd kosten dan bijvoorbeeld op maand- of kwartaalbasis te werken. Vaak ga je dan ook nog documenten missen, kwijtspelen of vergeten, waardoor je boekhouding onvolledig is.
Naast de opbrengsten, kosten en financiële verrichtingen, heb je nog heel wat andere documenten die belangrijk zijn voor de boekhouding. Deze kan je ook best tijdig opnemen in je dossier.
Wij voorzien voor onze klanten de optie om deze documenten volledig digitaal te bewaren op één plek, ook al worden ze niet direct in de boekhouding verwerkt. Zo speel je geen documenten kwijt en hebben wij als accountants een veel beter zicht op het juridisch gedeelte van je onderneming.
Andere relevante documenten die je best kunt bezorgen aan je accountant zijn:
