Bedrijven investeren steeds vaker in beveiliging en bewaking, denk aan camerabewaking, alarmsystemen, toegangscontrole of zelfs een bewakingsfirma die regelmatig rondes doet. Deze uitgaven zijn niet alleen belangrijk om medewerkers, goederen en data te beschermen, maar roepen ook de vraag op: in welke mate zijn deze kosten fiscaal aftrekbaar?
De beveiligingskosten zijn de kosten die je maakt om de activiteiten of goederen van je onderneming te beveiligen en te beschermen.
Een aantal voorbeelden van beveiligings- en bewakingskosten zijn:
De beveiligingskosten zijn in principe volledig aftrekbaar indien ze volledig betrekking hebben op beroepsmatige gebouwen of de beroepsmatige activiteit.
Wordt de beveiliging geheel of gedeeltelijk privé gebruikt? Dan zijn de kosten enkel aftrekbaar voor het beroepsmatig gedeelte.
Als je de zelfstandige activiteit uitvoert in een gebouw die ook privé gebruikt wordt, kan het nuttig zijn om een aparte factuur te voorzien voor de installatie van de beveiligingssystemen op de beroepsmatige oppervlakte.
De verdeling van de kosten kan ook gedaan worden op basis van de oppervlakte waarvoor de beveiligingskosten zijn gedaan:
Beroepsmatig percentage = Beroepsmatige oppervlakte / Totale oppervlakteBepaalde beveiligingskosten zijn voor eenmanszaken voor 120% fiscaal aftrekbaar.
Het gaat hier om:
Om van de extra aftrek te kunnen genieten, moeten deze kosten wel een volledig beroepsmatig karakter hebben.
De beveiligingskosten die door een vennootschap gedaan of gedragen zijn, worden geacht volledig aftrekbaar te zijn.
Hebben de kosten betrekking op (gedeeltelijk) privégebruik? Dan moet er een belastbaar voordeel van alle aard (VAA) voorzien worden op naam van de begunstigde.
Voor deze kosten bestaat er geen forfaitair voordeel van alle aard, het voordeel moet dus berekend worden op basis van het werkelijk gebruik.
Ook de btw is enkel aftrekbaar voor het beroepsmatig gedeelte. Hebben de uitgaven ook betrekking op privégebruik? Dan moet de aftrekbare btw beperkt worden.
Bij installaties van bewakingssystemen aan gebouwen en onroerende goederen, wordt de btw verlegd naar uw onderneming.
Dit betekent dat je een factuur ontvangt zonder btw, waarbij de verschuldigde en de aftrekbare btw tegelijk in uw btw-aangifte moeten verwerkt worden.
Gaat het om een uitgave die niet volledig beroepsmatig gebruikt wordt? Dan moet de aftrekbare btw beperkt worden tot het professioneel gebruik.
Relevante blog - Verlegging btw bij werken in onroerende staat
Voor een correcte verwerking van deze kosten, moet je met een aantal zaken rekening houden:
☑️ Vraag steeds een zakelijke factuur op voor dergelijke beroepsmatige uitgaven.
☑️ Als er een installatie moet gebeuren in een gebouw dat ook privé wordt gebruikt, kan je best nagaan of er een aparte factuur voor het beroepsmatig gedeelte kan opgemaakt worden.
☑️ Indien er sprake is van werken in onroerende staat, check dan of de factuur correct werd opgemaakt met de juiste vermeldingen.
☑️ Als de kosten enkel gedeeltelijk betrekking hebben op het beroepsmatig gebruik, mag enkel het beroepsmatig gedeelte in aftrek gebracht worden. De verhouding van de beroepsmatige oppervlakte ten opzichte van de totale oppervlakte kan een goede verdeelsleutel zijn om de aftrek van de kosten en de btw te beperken.
☑️ Documenteer de installaties met voldoende beeldmateriaal, maak foto’s van de ruimtes vóór en na de installaties.
