Je inkomende kasstromen zullen hoofdzakelijk bestaan uit betalingen van klanten. Uiteraard is het invorderen van ja hard verdiende geld cruciaal en kan je dit best zoveel mogelijk optimaliseren.
Denk over je bedrijfsprocessen na en probeer een zo efficiënt mogelijk systeem op te zetten. Het opmaken en opvolgen van facturen in Excels of in facturatiesystemen met beperkte functionaliteiten is van het verleden.
Ga op zoek naar een ERP-systeem waarin je facturen (automatisch) kan uitsturen, je zakelijke rekeningen kan koppelen en je herinneringen automatisch kan opsturen bij vervallen facturen.
Te klein voor ERP?
Vaak denken ondernemingen dat ze te klein zijn om hier aan tijd te verspillen. Size doesn't matter in dit geval, aangezien efficiënte workflows belangrijk zijn voor zowel zeer kleine als grote ondernemingen. Vaak is het zo dat het juist bij de kleinere ondernemingen mis loopt.
Vooraleer je een samenwerking aangaat met een potentiële klanten, kan je best even de financiële gezondheid checken voor zover dit mogelijk is.
Bepaalde vennootschappen zijn verplicht om jaarlijks een jaarrekening neer te leggen. Deze kan je raadplegen op de website van de NBB. Zie je dat de onderneming niet solvabel is, jarenlang verliezen blijft draaien of een negatief eigen vermogen heeft, dan kan je beter voorzichtig zijn. Andere tools zoals Companyweb kunnen ook handig zijn om bedrijfsinformatie te raadplegen.
Het is in eerste instantie belangrijk om bij de opstart van een opdracht of samenwerking duidelijke afspraken vast te leggen. Voorzie dus een overeenkomst en/of offertes en verwijs naar je algemene voorwaarden.
Een aantal belangrijke punten die kunnen opgenomen worden zijn:
Probeer de lay-out van je factuur overzichtelijk en proper te houden. Maak zo weinig mogelijk fouten bij het opmaken van facturen. Probeer ook geen vage omschrijvingen te gebruiken indien je bijvoorbeeld op uurtarief werkt, dit zorgt enkel voor extra telefoons, vragen en wantrouwen bij klanten.
Om ervoor te zorgen dat je de betalingen zo snel mogelijk ontvangt, kan je gebruikmaken van snellere betaalmethodes.
Werk niet met manuele betaalreferenties die niet consequent zijn. Dit maakt het voor klanten moeilijk om betalingen uit te voeren, aangezien ze telkens manueel een referentie moeten ingeven. De opvolging van de betaling zal dan ook moeilijker zijn, aangezien er typfouten kunnen gebeuren en de betalingen niet automatisch kunnen gekoppeld worden.
Maak gebruik van een facturatiesysteem die automatisch een gestructureerde mededeling genereert. Eens de betaling in uw ERP- of boekhoudsysteem binnenkomt, zal de factuur automatisch afgepunt worden.
Tegenwoordig voorzien facturatiesystemen ook de mogelijkheid om een QR-code op de factuur te zetten. Klanten kunnen dan gemakkelijk met de banking-app de code inscannen en hoeven ze de overschrijvingsgegevens niet meer manueel in te vullen. Klanten gaan hierdoor sneller over tot betaling.
We merken vaak dat de bedrijfsgegevens gespreid vermeld worden op verschillende plaatsen op de factuur. We raden dan ook aan om een zone op de factuur te voorzien waarin de betaalgegevens nog eens samengevat worden, denk hierbij aan:
Laat klanten online betalen. Voorzie een betaalknop op de factuur en/of de mail die je verstuurt. Zo kunnen klanten gebruikmaken van verschillende betaalmethodes zoals kredietkaarten, PayPal, digitale wallets, enz.
Betaalprovider
Wil je klanten online laten betalen? Dan moet je een betaalprovider (Stripe, Mollie, Adyen, enz.) in je systeem integreren.
Als je onderneming diensten op abonnement aanbiedt, dan kan je best je periodieke facturen automatiseren en de betalingen ook automatisch innen via betaalproviders. Een alternatieve oplossing is ook het opzetten van domiciliëringsopdrachten.
Probeer de betalingstermijnen zoveel mogelijk in te korten naar bv. 7 of 14 dagen in plaats van 30 dagen. Voor snelle betalers kan je eventueel een financiële korting van 2% voorzien indien ze binnen x-aantal dagen betalen.
Voor grotere opdrachten is het ook handig om met voorschotfacturen te werken.
De wettelijke betalingstermijn voor B2B-verrichtingen mag maximaal 60 dagen bedragen.
Probeer je herinneringsmails te automatiseren. Voorzie hiervoor verschillende herinneringsniveau's. Hieronder kan je een voorbeeld terugvinden:
Bij klanten die betaalproblemen hebben, kan je eventueel voorstellen om een afbetalingsplan op te maken.
Heeft de klant nog steeds niet betaalt en niet coöperatief is, dan kan je de verdere levering van je diensten of goederen opschorten. Voorzie dit ook in je overeenkomst en algemene voorwaarden.
Indien je na de herinneringsmails geen reactie of betaling ontvangt, kan je best een formele aanmaningsbrief uitsturen via een aangetekende zending. Vermeld hierin dat de klant nog steeds in gebreke is en dat de invordering zal overgedragen worden naar een incassobureau of gerechtsdeurwaarder indien de betaling niet gebeurt.
Indien de herinneringen en aangetekende zending niets uithalen, blijft de invordering via een advocaat/gerechtsdeurwaarder over. Hier bestaan ook digitale oplossingen waarbij vervallen facturen automatisch kunnen verstuurd worden ter invordering.
Naargelang de omvang van het openstaand bedrag, kun je overwegen om een rechtszaak aan te spannen. Dit kan echter een langdurig proces worden.
Indien de onderneming haar schulden niet kan betalen, kan je een faillissement van de onderneming aanvragen, dit kan online via RegSol.
Een goede communicatie met je accountant is ook belangrijk. Handelsvorderingen die openstaan waarbij het risico bestaat dat deze moeilijk of niet meer kunnen ingevorderd worden, moeten als 'dubieuze debiteur' geboekt worden.
Kan je aantonen dat het onmogelijk is om de bedragen nog in te vorderen, dan kan dit als verlies geboekt worden en is het mogelijk om de btw geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.
Het is heel belangrijk om de invordering te documenteren en je herinneringen, aanmaningen, uitbestedingen aan incassobureau's, enz. bij te houden. Bij fiscale controles kan de fiscus hierachter vragen.
Een onderneming kan via de gerechtelijke reorganisatie zich gedeeltelijk beschermen tegen de schuldeisers door een plan op te stellen waarmee de schuldeisers akkoord kunnen gaan. Mogelijks wordt in dergelijke akkoorden een gedeelte van de schuld kwijtgescholden. Je hebt als leverancier de optie om in dit verhaal mee te gaan indien je nog potentieel ziet.
Aangifte van schuldvordering via RegSol
Als schuldeiser kan je dan best een schuldvordering indienen via Regsol.
Via KBO Public Search kan je de status van een onderneming raadplegen. Indien er een faillissement geopend werd, ga je ook kunnen raadplegen wie als curator aangesteld werd.
Aangifte van schuldvordering via RegSol
Indien er een faillissement geopend werd voor een onderneming, kan je een schuldvordering indienen via RegSol.
De curator zal de activa van deze ondernemingen verkopen om vervolgens openstaande schulden te kunnen vereffenen.
Is het niet meer haalbaar om intern de vorderingen te beheren en op te volgen of wil je hier geen tijd aan besteden? Dan kan je eventueel een externe dienstverlener inschakelen die dit voor je overneemt.
Bij factoring draag je de vorderingen over aan een factoringmaatschappij. Zij keren een groot gedeelte van de factuurbedragen aan u uit en zorgen vervolgens voor de invordering bij uw klant. Zodra zij de openstaande bedragen hebben ingevorderd, wordt na de afhouding van de commissie het resterend bedrag ook aan u uitbetaald.
Naast de klantbetalingen heb je ook andere inkomende geldstromen zoals:
