Je organiseert voor je bedrijf een zakelijk event ter plaatse of op een andere locatie waarbij je onder andere drank en snacks of catering aanbiedt. Worden deze kosten volledig als reclamekosten beschouwd of zijn er uitzonderingen?
De onthaal- en receptiekosten zijn voor 50% aftrekbaar.
Een aantal voorbeelden van receptiekosten zijn:
Leg je dus snacks klaar of kan een (potentiële) klant in de wachtruimte een koffietje zetten, dan is de algemene regel op deze kosten van toepassing en zijn ze voor de helft aftrekbaar.
In bepaalde situaties kunnen de kosten wel voor 100% aftrekbaar zijn.
Er zijn heel wat discussies rond de vraag of de kosten voor het organiseren van een promotie-evenement volledig als publiciteitskosten kunnen beschouwd worden.
Indien je een evenement organiseert om de verkoop van je goederen en diensten te bevorderen zoals:
Dan raden wij aan om voor het gedeelte van drank en voeding nog steeds de algemene regel toe te passen en de aftrek van deze kosten te beperken tot 50%. Alle andere kosten zoals de decoratie, inrichting, huur van de locatie, enz. kunnen dan wel voor 100% in aftrek gebracht worden wegens het publicitair karakter van het evenement.
Demomateriaal & handelsstalen
Demonstratiekosten, het verdelen van handelsstalen en degustatiekosten voor zelf geproduceerde goederen zijn 100% aftrekbaar.
De kosten die gemaakt worden voor personeelsfeesten die georganiseerd worden voor alle personeelsleden zijn 100% aftrekbaar indien het gaat om een personeelsfeest naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar, etc.
Eén keer aftrekbaar
Zo'n personeelsfeest is enkel één keer aftrekbaar per belastbaar tijdperk of boekjaar. Het kan dus interessant zijn om het personeelsfeest met de hoogste kost in aftrek te brengen.
De kosten van personeelsfeesten in het kader van een pensionering van een personeelslid of het overhandigen van eretekens zijn steeds 100% aftrekbaar.
De btw op onthaal- en receptiekosten is niet aftrekbaar.
In bepaalde gevallen kan de btw wel volledig gerecupereerd worden.
Net zoals bij de aftrek van het kostengedeelte is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen onthaalkosten en publiciteitskosten.
Heb je de kosten gemaakt om de verkoop van uw producten of diensten te bevorderen, dan kunnen deze uitgaven volledig beschouwd worden als publiciteitskosten en is de btw 100% aftrekbaar.
U moet in dit geval zelf kunnen aantonen dat het om publicitaire uitgaven gaat. Wij raden aan om de hele organisatie, het doel van het evenement, enz. volledig te documenteren en sterk te onderbouwen. Probeer een aanwezigheidslijst bij te houden en maak foto's en video-opnames van het evenement zelf.
Demomateriaal & handelsstalen
De btw op demonstratiekosten, handelsstalen en degustatiekosten voor zelf geproduceerde goederen is 100% aftrekbaar.
Voor de maaltijden en dranken wordt er voor de aftrek van de btw rekening gehouden met de betrokkenheid van het personeel en de onderneming zelf:
De btw op de kosten zoals de decoratie en inrichting voor het feestje is volledig aftrekbaar.
