Je organiseert voor je bedrijf een zakelijk event ter plaatse of op een andere locatie waarbij je onder andere drank en snacks of catering aanbiedt. Worden deze kosten volledig als reclamekosten beschouwd of zijn er uitzonderingen?
Aftrekbaarheid als kost
Algemene regel
De onthaal- en receptiekosten zijn voor 50% aftrekbaar.
Een aantal voorbeelden van receptiekosten zijn:
Drank, snacks & andere etenswaren
Catering
Decoratie & inrichting
Huur van lokalen
Enz.
Leg je dus snacks klaar of kan een (potentiële) klant in de wachtruimte een koffietje zetten, dan is de algemene regel op deze kosten van toepassing en zijn ze voor de helft aftrekbaar.
Uitzonderingen
In bepaalde situaties kunnen de kosten wel voor 100% aftrekbaar zijn.
Promo-evenementen
Er zijn heel wat discussies rond de vraag of de kosten voor het organiseren van een promotie-evenement volledig als publiciteitskosten kunnen beschouwd worden.
Indien je een evenement organiseert om de verkoop van je goederen en diensten te bevorderen zoals:
de lancering van een nieuw product of dienst;
opendeurdagen;
demonstraties;
conferenties om nieuwe klanten te verwerven;
enz.
Dan raden wij aan om voor het gedeelte van drank en voeding nog steeds de algemene regel toe te passen en de aftrek van deze kosten te beperken tot 50%. Alle andere kosten zoals de decoratie, inrichting, huur van de locatie, enz. kunnen dan wel voor 100% in aftrek gebracht worden wegens het publicitair karakter van het evenement.
Demonstratiekosten, het verdelen van handelsstalen en degustatiekosten voor zelf geproduceerde goederen zijn 100% aftrekbaar.
Personeelsfeesten voor het geheel van het personeel
De kosten die gemaakt worden voor personeelsfeesten die georganiseerd worden voor alle personeelsleden zijn 100% aftrekbaar indien het gaat om een personeelsfeest naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar, etc.
LET OP! Zo'n personeelsfeest is enkel één keer aftrekbaar per belastbaar tijdperk of boekjaar. Het kan dus interessant zijn om het personeelsfeest met de hoogste kost in aftrek te brengen.
De kosten van personeelsfeesten in het kader van een pensionering van een personeelslid of het overhandigen van eretekens zijn steeds 100% aftrekbaar.
Aftrekbaarheid btw
Algemene regel
De btw op onthaal- en receptiekosten is niet aftrekbaar.
Uitzonderingen
In bepaalde gevallen kan de btw wel volledig gerecupereerd worden.
Publicitair karakter van de kosten
Net zoals bij de aftrek van het kostengedeelte is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen onthaalkosten en publiciteitskosten.
Heb je de kosten gemaakt om de verkoop van uw producten of diensten te bevorderen, dan kunnen deze uitgaven volledig beschouwd worden als publiciteitskosten en is de btw 100% aftrekbaar.
U moet in dit geval zelf kunnen aantonen dat het om publicitaire uitgaven gaat. Wij raden aan om de hele organisatie, het doel van het evenement, enz. volledig te documenteren en sterk te onderbouwen. Probeer een aanwezigheidslijst bij te houden en maak foto's en video-opnames van het evenement zelf.
De btw op demonstratiekosten, handelsstalen en degustatiekosten voor zelf geproduceerde goederen is 100% aftrekbaar.
Personeelsfeesten voor het geheel van het personeel
Voor de maaltijden en dranken wordt er voor de aftrek van de btw rekening gehouden met de betrokkenheid van het personeel en de onderneming zelf:
Indien het personeel volledig instaat voor het bereiden en opdienen van de maaltijden en dranken, dan is de btw volledig aftrekbaar.
Indien het bereiden en opdienen volledig door een externe partij (bv. een traiteur) gebeurt, is de btw niet aftrekbaar.
Ga je met het personeel op restaurant buiten de locaties van de onderneming, dan is de btw op deze restaurantkosten niet aftrekbaar.
De btw op de kosten zoals de decoratie en inrichting voor het feestje is volledig aftrekbaar.