Bij het inschrijven van je onderneming moet je een maatschappelijke zetel en één of meerdere vestigingsadressen doorgeven. Maar wat is nu het verschil tussen een maatschappelijke zetel en een vestigingseenheid?
De maatschappelijke zetel is het officiële juridische adres van je onderneming, hier zal je ook alle briefwisseling ontvangen.
Om een adres als maatschappelijke zetel aan te duiden, moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen:
Het is verplicht om minstens het gewest van de zetel in de oprichtingsakte of de statuten te vermelden, maar je hebt ook de mogelijkheid om het volledig adres te vermelden.
De zetel moet ook relevante documenten vermeld worden, zoals facturen, brieven en overeenkomsten.
Postbusbedrijf of virtueel kantoor
Zorg ervoor dat je maatschappelijke zetel aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Een postbus of een virtueel kantoor voldoet hier niet aan en kan voor problemen zorgen. Een wijkagent onderzoekt typische postbusadressen om de ondernemingen te identificeren en om fraude te bestrijden. Overheidsinstanties zoals de btw-administratie kunnen ook bijkomende vragen stellen bij de activatie van het btw-nummer.
In België is de statutaire zetelleer van toepassing. Een Belgische vennootschap zal dus altijd onderhevig zijn aan het Belgisch vennootschapsrecht, ook al zou ze in een ander land haar activiteiten uitvoeren.
De akten en andere relevante documenten moeten opgemaakt worden in de officiële landstaal van het taalgebied waar je zetel gevestigd is.
De meeste geschillen en gerechtelijke procedures zullen behandeld worden door de ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de zetel is gelegen.
De territoriale bevoegdheden kan je opzoeken via: territoriale-bevoegdheid.just.fgov.be.
Het is mogelijk om je zetel op een later moment te verplaatsen, het is wel belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden.
In principe zal de algemene vergadering beslissen over de zetelverplaatsing en dient er een statutenwijziging te gebeuren.
Van deze regel kan men echter afwijken, het bestuursorgaan kan ook de zetel verplaatsen indien dit zo bepaald wordt in de statuten.
Dit hangt af van wat er vermeld werd in de statuten en de oprichtingsakte.
Indien je enkel het gewest zou vermelden, dan kan het bestuursorgaan de zetel verplaatsen zonder tussenkomst van de algemene vergadering zolang de verplaatsing binnen hetzelfde gewest gebeurt. Het bestuursorgaan dient dan te zorgen voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad.
Indien het volledige adres in de statuten staat of men verplaatst de zetel naar een ander gewest, dan kan het bestuursorgaan de zetel verplaatsen, maar moet er wel een statutenwijziging gebeuren. Bij een BV, CV of NV zou dit betekenen dat je opnieuw naar de notaris moet gaan. Dit kost meer dan een gewone publicatie.
Wanneer bij de verplaatsing van de zetel ook de taal wijzigt (bv. verplaatsing van Vlaams Gewest naar Waals gewest), dan kan enkel de algemene vergadering de zetel verplaatsen via een statutenwijziging.
Hieronder een korte samenvatting:
Let er wel op dat men in de statuten ook kan bepalen dat enkel de algemene vergadering bevoegd is voor het verplaatsen van de zetel, waardoor het bestuursorgaan dergelijke beslissingen niet meer kan nemen.
Is de woning uw eigendom, dan kan dit zonder problemen. Als bedrijfsleider kan je het beroepsmatig gedeelte van je woning ook verhuren aan je vennootschap.
Als je de woning huurt, kan je best op voorhand om toestemming vragen bij de verhuurder, doe dit schriftelijk.
Bij een eenmanszaak is je domicilieadres automatisch de maatschappelijke zetel. Bij een verhuis wordt de zetel ook automatisch aangepast in de KBO.
De vestigingseenheid is het adres waar minstens één activiteit wordt uitgevoerd.
Je moet in de KBO minstens één vestigingsadres doorgeven, dit kan dezelfde zijn als de maatschappelijke zetel.
Heb je een onderneming met meerdere vestigingen waar een activiteit uitgevoerd wordt? Dan moeten alle vestigingen ingeschreven worden in de KBO.
Elke vestigingseenheid krijgt een vestigingsnummer in de KBO. Aan je vestigingseenheid kan je dan verschillende gegevens koppelen zoals commerciële namen en activiteitencodes.
Indien je eigenaar van de woning bent, is dit in principe geen probleem. Je moet er wel rekening mee houden of je de activiteit degelijk mag uitvoeren in je woning. Voor bepaalde activiteiten zijn er namelijk strikte regels.
Zit je in een huurwoning, dan moet je eerst om toestemming vragen bij de verhuurder.
In bepaalde gevallen moet je een omgevings- of stedenbouwkundige vergunning aanvragen.
Controleer of het pand een handelsfunctie heeft volgens het omgevingsplan of Gewestelijk Bestemmingsplan. Indien het pand een functie heeft die niet overeenstemt met uw geplande (handels)activiteiten, moet je mogelijks een wijziging aanvragen.
Denk ook aan andere vergunningen en normen zoals:
Je bent de gemeente- & provinciebelasting verschuldigd per vestiging.
Voor de aanslag wordt er steeds gekeken naar de toestand op 01/01 van het jaar.
Indien er dus vestigingen moeten gewijzigd of geschrapt worden, dan kan je dit best altijd tijdig en correct doorgeven.
Je kan dit doen met behulp van een ondernemingsloket of je accountant.
Heb je de nodige kennis om de aanpassingen correct uit te voeren, dan kan je ook gebruikmaken van My Enterprise om dit zelf in orde te brengen.
Let op bij zetelverplaatsingen wanneer dit tegelijk je vestigingseenheid is
Is je maatschappelijke zetel ook je vestiging? Dan wordt bij de verplaatsing van de zetel het vestigingsadres niet automatisch aangepast in de KBO. Dit is dus iets wat je nog in orde moet brengen, je kan dit zelf gemakkelijk doen via My Enterprise.
