Wanneer een werknemer of bedrijfsleider regelmatig verplaatsingen moet doen in het kader van zijn of haar beroep, kan daar een forfaitaire vergoeding tegenover staan. Dit is een interessante manier om kosten te vergoeden zonder ingewikkelde onkostennota’s.
Een binnenlandse reisvergoeding is een vergoeding die je als bedrijfsleider ontvangt voor de dagen wanneer je meer dan 6 uur op beroepsmatige verplaatsing bent.
Indien je op een werkplaats 40 dagen of meer aanwezig bent, kan je voor deze verplaatsingen geen dagvergoeding ontvangen.
Eenmanszaken kunnen deze forfaitaire vergoeding niet toepassen.
Beperking bij combinatie met maaltijdcheques
Voor de dagen waarop je een dagvergoeding met maaltijdcheques combineert, moet de dagvergoeding beperkt worden.
Bedrag binnenlandse dagvergoeding
De binnenlandse dagvergoeding wordt periodiek geïndexeerd:
Voor bedrijfsleiders die frequent dienstverplaatsingen moeten doen op basis van hun functie, kan er een maandvergoeding toegekend worden die overeenstemt met max. 16 keer de dagvergoeding.
Maandvergoeding is niet verplicht
Indien de werknemer meer dan 16 dagen per maand zich moet verplaatsen en minstens 6 uur weg is, kan het interessanter zijn om de dagvergoeding toe te passen.
Bedrag binnenlandse maandvergoeding
De binnenlandse dagvergoeding wordt periodiek geïndexeerd:
Indien je als bedrijfsleider ook ergens dient te overnachten tijdens je zakelijke verplaatsingen, kan er een nachtvergoeding toegekend worden.
Bedrag nachtvergoeding
De nachtvergoeding wordt periodiek geïndexeerd:
De buitenlandse reisvergoeding dekt allerlei gemaakte kosten voor de dagen waarop je om beroepsmatige redenen in het buitenland zit.
De vergoeding kan per land en op basis van de duur van de reis (korter of langer dan 30 dagen) variëren, de administratie publiceert een landenlijst met de desbetreffende tarieven.
Landenlijst buitenlandse dagvergoedingen
De buitenlandse reisvergoeding dekt kosten zoals:
Bewijsdocumenten voor reis- & verblijfskosten
De kosten voor de heen- en terugreis en de verblijfskosten (hotel, motel, enz.) moeten moeten wel bewezen worden met facturen, afrekeningen of andere geldige bewijsdocumenten.
Voor de forfaitaire onkostenvergoedingen geldt er een ficheverplichting, dit betekent dat er jaarlijks een fiche 281.20 moet ingediend worden. De aftrek van de vergoeding als kost in de vennootschap kan verworpen worden indien er geen correcte fiche wordt ingediend.
Hou je dienstreizen goed bij en communiceer met je accountant en sociaal bureau.
☑️ Hou een spreadsheet bij van de dienstreizen, we helpen bij de setup in de boekhouding
☑️ Zorg voor een goede communicatie met je accountant & je sociaal bureau
