De overstap naar een nieuw boekhoudsysteem is voor veel bedrijven een spannend moment. Het betekent afscheid nemen van oude gewoontes, Excel-bestanden en soms ook inefficiënte workflows. Toch kiezen steeds meer ondernemers voor Odoo: niet zomaar een boekhoudprogramma, maar een volledig geïntegreerd bedrijfsplatform dat boekhouding, facturatie, CRM en operationele processen samenbrengt.
Odoo is een flexibel ERP-systeem waarin je je bedrijfsprocessen centraal kunt beheren. Het systeem is zo opgebouwd dat je enkel de applicaties hoef te installeren die je écht nodig hebt. Heel wat applicaties zijn ook gekoppeld aan elkaar, dit zorgt voor betere automatiseringen en een efficiënte werking binnen je onderneming.
Odoo biedt een oplossing voor allerlei functies, zoals:
Eigenlijk kan elke onderneming gebruikmaken van Odoo, of je nu een kleine zelfstandige bent of een grote onderneming, het systeem is perfect schaalbaar en past zich aan de behoeften van je bedrijf aan.
Soms denken ondernemingen dat ze te klein zijn voor Odoo, maar dat is zeker niet het geval!
Vooraleer je een definitieve overstap doet, is het een goed idee om de functionaliteiten van Odoo even uit te testen. Odoo biedt gelukkig een one-app free formule aan, waardoor je de gewenste applicatie gratis kunt uittesten en gebruiken.
Ga hiervoor gewoon naar de homepage van Odoo, selecteer de Boekhouding-app en volg de instructies.
Eens je de beslissing hebt genomen om over te stappen naar Odoo voor je boekhouding en eventuele andere functies, kan je beginnen nadenken over het importeren van je bedrijfsdata.
De boekhouding is de ruggengraat van je onderneming, de setup van je boekhoudomgeving is dus cruciaal voor een correcte werking in de toekomst. Odoo biedt heel wat functionaliteiten aan, soms kan dit voor ondernemingen overweldigend zijn, zeker met de huidige complexe boekhoud- en fiscale wetgeving.
Als erkende Odoo accountants, helpen we je graag bij de overstap naar Odoo. Hiernaast verlenen we ook advies en trainings om je bedrijfsprocessen zo optimaal te laten verlopen.
Uiteraard ben je niet verplicht om een externe partij aan te spreken, als je voldoende kennis hebt, kan je het nodige ook zelf in orde brengen.
Pak de import van je data systematisch aan, maak eerst een planning van wat je precies nodig hebt en hoe je deze gegevens uit je oude software kunt halen.
Voor de boekhouding heb je minstens volgende gegevens nodig:
Zodra je deze gegevens hebt, kan je best nagaan of je deze in CSV- of Excel-formaat uit je boekhoudsoftware kunt halen.
Vooraleer je in je definitieve database begint te importeren, kan je best een testduplicaat van je database aanmaken waarin je alles eerst kunt uittesten.
We stellen voor om ook bepaalde data manueel in te geven, zodat je begrijpt hoe de verschillende boekhoudfuncties werken en hoe de gegevens in Odoo worden weergegeven. Test dus alle functionaliteiten uit, zodat je begrijpt hoe de boekhouding in Odoo precies werkt.
Eens je het systeem onder de knie hebt, kan je beginnen met het overzetten van je data. Doe dit ook eerst in de testomgeving om problemen te vermijden!
Je kan quasi overal records en data importeren door op het tandwiel-icoontje te klikken.
Onze tip is om eerst een export te nemen van de testgegevens die je in Odoo hebt aangemaakt, zo kun je zien hoe de data weergegeven wordt in een export-bestand en welke velden vereist zijn. Je kan de export ook aanpassen en bijkomende velden toevoegen.
Zodra je de datastructuur begrijpt, kan je de exports uit je vorige boekhoudsoftware beginnen opschonen en organiseren volgens de structuur die Odoo vereist. Tools zoals Powerquery kunnen hierbij helpen.
Maak ook een mapping-sheet aan, waar je een legende maakt van de oude kolom- en veldbenamingen en de nieuwe benamingen in Odoo.
Een goede praktijk is om de import van de boekhouding als volgt aan te pakken:
Zorg er eerst voor dat je basisinstellingen correct staan in Odoo, denk hierbij aan:
De manier waarop je de import van je boekhouding kunt doen hangt af van je vorige boekhoudsoftware.
Heb je gewerkt met Winbooks? Dan kan je de volledige backup via de Winbooks importmodule inlezen.
Maak je gebruik van andere software? Dan kan je best onderstaande stappen volgen.
Ga naar je partneromgeving en importeer alle relaties en contacten.
Probeer je klanten en leveranciers via twee aparte bestanden te importeren, of voorzie een kolom in het bestand waarin je kunt aangeven of het om een klant of leverancier gaat.
Importeer eerst een aantal testrijen om na te gaan of de gegevens correct overgenomen worden. Hetzelfde doe je dan ook voor de producten.
Odoo voorziet reeds een standaard rekeningstelsel. Werk je echter met een eigen of uitgebreider rekeningstelsel? Dan kan je deze ook op dezelfde manier importeren.
Maak dus eerst een export van het rekeningstelsel in Odoo, importeer vervolgens je eigen rekeningstelsel volgens de vereiste structuur.
Ben je een startende onderneming? Dan kan je deze stap overslaan.
Ben je een vennootschap die al langer bestaat en ook afgesloten boekjaren achter de rug heeft? Dan kan je best de balans van het laatste afgesloten boekjaar importeren als begintoestand via de importmodule in Odoo.
Zoals eerder aangehaald, kan je het rekeningstelsel gemakkelijk importeren in Odoo, bij deze import kan je ook de beginsaldi van de balansrekeningen in bijkomende kolommen voorzien.
Voor deze stap is het belangrijk dat je reeds de klant- en leveranciersgegevens hebt geïmporteerd (zie vorige stappen).
Via een apart dagboek kan je de boekingsregels van de openstaande facturen importeren. Zie dat je in de kolom van de omschrijving alle nodige data opneemt zoals het openstaand factuurnummer, betaalreferentie, enz.
Zijn het aantal openstaande klanten en leveranciers beperkt qua aantallen? Dan kan je overwegen om de boekingen manueel in het dagboek in te voeren.
Ook de activa kunnen geïmporteerd worden. Gaat het om een beperkt aantal activabestanden? Dan kan je in dit geval ook overwegen om de activa manueel in te geven.
Check of je de juiste waarden overneemt zodat de afschrijvingen in continuïteit verderlopen en de afschrijvingen niet afwijken ten opzichte van het verleden.
Startende ondernemingen die geen beginbalans hebben, dienen enkel de lopende verrichtingen over te nemen.
Zoals eerder aangehaald, kan je hier ook best één correcte factuur in Odoo maken en de template exporteren met de gewenste velden.
In de verschillende dagboekjournalen kan je de verkoop- aankoop- en diverse verrichtingen importeren. Check dat je de data in de juiste dagboeken importeert.
Bij de aan- en verkopen is het belangrijk dat ook de boekingsdatums, gebruikte grootboekrekeningen en de btw-codes correct overgenomen worden.
Bij de bankverrichtingen raden we aan om eerst je bankkoppeling te activeren. Dit kan via PSD of via CODA.
PSD-koppelingen kunnen een aantal maanden teruggaan in de tijd met de banksynchronisatie. Check tot welke datum de gegevens ingelezen worden, de ontbrekende transacties kan je dan via een CSV of Excel-bestand importeren.
Werk je met CODA via Codabox en ban je daar al een tijdje klant? Dan kunnen de CODA-bestanden van het verleden ook automatisch geïmporteerd worden.
Check na je import of de banksaldo's in Odoo overeenstemmen met je werkelijke banksaldo's.
Doe een aantal checks wanneer je klaar bent met de import van je gegevens:
Hou rekening met belangrijke deadlines zoals de periodieke btw-aangiftes en de eindejaarsafsluitingen.
Een goed moment zou het begin van een boekjaar zijn, dan kan de afsluiting van het vorig boekjaar nog in het vorige systeem gebeuren, maar kan je het nieuw boekjaar al starten in Odoo.
Het begin van een nieuw kwartaal (01/04, 01/07 of 01/10) is ook een goed moment.
Hulp nodig bij de overstap naar Odoo?
We helpen ondernemers met de initiële setup en import van data in Odoo. Neem gerust contact op voor een kennismakend gesprek!
