Om liquiditeitsproblemen te vermijden, is het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan de uitgaande geldstromen. Denk hierbij aan betalingen van leveranciers, uitbetalen van lonen, aflossen van leningen, betalen van belastingen, enz.
Gebruik een ERP-systeem waarmee je aankooporders bij je leveranciers kunt plaatsen en je aankoopfacturen kunt beheren.
Zo kan je gemakkelijk de vervaldatums van je facturen opvolgen en je betalingen optimaliseren. Genereer per factuur een QR-code of maak een batchbestand aan om betalingen efficiënt uit te voeren.
Onderhandel met leveranciers over langere betalingstermijnen, zonder de relatie te schaden. Dit kan de kaspositie op korte termijn verbeteren.
Evalueer bestaande contracten en zorg ervoor dat voorwaarden flexibel genoeg zijn om in te spelen op veranderingen in de markt.
Probeer periodiek je kosten te analyseren en te kijken of je bepaalde onnodige of overbodige uitgaven kunt elimineren. Probeer ook te kijken of er alternatieve oplossingen bestaan aan een goedkopere prijs.
Stel budgetten voor je projecten, afdelingen en investeringen op. Probeer deze vervolgens op te volgen en te monitoren. Vermijd het overschrijden van je voorziene budgetten, tenzij het echt moet.
Check ook een aantal financiële parameters zoals de burn rate van je onderneming.
Blog - Financiële paramaters voor start-ups
Verminder overtollige voorraden, een efficiënter voorraadbeheer zorgt ervoor dat er minder geld vastzit in goederen. Maak gebruik van voorraadsoftware om je stock te beheren.
Werk met een ERP- of boekhoudsysteem waarin je de cashflowrapporten op basis van de boekhouding kunt raadplegen. Zo heb je een zicht op de uitgaande geldstromen en kan je in detail gaan kijken waaraan de geldmiddelen worden uitgegeven.
Maak op basis van je historische data en de toekomstige plannen de nodige cashflow-prognoses, zodat je voldoende zicht hebt op de in- en uitgaande geldstromen die er zullen aankomen. Zo vermijd je eventuele liquiditeitsproblemen.
Afhankelijk van de grootte van je onderneming, kan je dit best op kwartaal- of maandbasis doen.
Check of je de betalingen van je kosten kunt optimaliseren. Indien je bepaalde (recurrente) en kleine kosten automatisch kunt betalen via je kredietkaart of domiciliëringsopdrachten, dan kan je dit best doen.
Gebruik domiciliëringsopdrachten voor het uitbetalen van de lonen.
SaaS & softwarekosten
Let op bij extra administratief werk bij betalingen van SaaS & softwarekosten. Meestal krijg je de optie om deze maandelijks te betalen via de kredietkaart. Dit betekent dat je 12 maal per jaar een factuur in de boekhouding moet afleveren. Meestal moet je deze facturen manueel downloaden uit de klantportalen, dit zorgt voor extra werk en kan je snel een factuur vergeten.
Tips 💡
Indien je met een ERP-systeem werkt, kan je gemakkelijk je openstaande facturen selecteren en SEPA-betaalbestanden aanmaken. Deze bestanden upload je in je banking portaal om de betaling uit te voeren. Op deze manier kan je gemakkelijk batch-betalingen uitvoeren in een aantal clicks.
In ERP-systemen is het ook mogelijk om op basis van de geboekte facturen QR-codes te genereren. Deze kan je gemakkelijk inscannen met je banking app om je betalingen uit te voeren.
Ben je van plan om grotere investeringen te doen? Dan kan het handig zijn om te kijken naar verschillende financieringsvormen.
Bekijk of je bestaande kredieten kunt herfinancieren aan voordeligere termen.
Hou er rekening mee dat je op maand- of kwartaalbasis (afhankelijk van je btw-regime) je verschuldigde btw moet afdragen.
Een aantal tips:
De deadlines voor de betalingen kan je terugvinden onder: Deadlines btw
Nalatigheidsintresten
Bij laattijdige betalingen van de btw worden er maandelijks intresten aangerekend. Op MyMinFin kan je steeds het openstaand saldo van je rekening-courant bij de btw raadplegen.
Indien je tijdelijk met betaalproblemen zit, kan je bij de btw-administratie een afbetalingsplan via MyMinFin aanvragen. Hou er echter rekening mee dat ook bij een afbetalingsplan de nalatigheidsintresten blijven lopen.
Hou rekening met de jaarlijkse personenbelasting (eenmanszaken, bedrijfsleiders en werkende vennoten) en de vennootschapsbelasting.
Elk jaar ontvang je het aanslagbiljet om je inkomstenbelastingen te betalen, indien je een verschuldigd saldo hebt.
Om een hoge eindafrekening te vermijden, kan je ook tijdens het jaar al voorafbetalingen doen. Door tijdig je voorafbetalingen te doen, kan je ook de belastingvermeerderingen vermijden.
De betaling moet binnen de twee maanden na ontvangst van het aanslagbiljet gebeuren.
Indien je tijdelijk met betaalproblemen zit, kan je bij de belastingadministratie een afbetalingsplan via MyMinFin aanvragen. Hou er echter rekening mee dat ook bij een afbetalingsplan de nalatigheidsintresten blijven lopen.
De sociale bijdragen moeten telkens op het einde van het kwartaal op de rekening van het sociaal verzekeringsfonds staan. Om alles vlot te laten verlopen, kan je de betaling best tegen de 20ste van de laatste maand van het kwartaal uitvoeren.
Normaal gezien krijg je van je sociaal verzekeringsfonds op kwartaalbasis een afrekening met alle nodige betaalgegevens.
Indien je tijdelijk met betaalproblemen zit, kan je bij je sociale zekerheidskas een afbetalingsplan aanvragen.
Zorg dat je steeds voldoende geldmiddelen ter beschikking hebt om je dagelijkse operaties en kosten te dekken. Hou best een buffer opzij van 3 tot 6 maanden om je vaste kosten te kunnen dekken.
Probeer samen met je accountant naar de boekhouding en de cashflow te kijken, zo behoud je een goed overzicht over de uitgaande geldstromen.
Cyberfraude en phishing nemen sterk toe, probeer je betalingen zo veilig mogelijk uit te voeren.
✅ Controleer op factuurfraude & verplichtingen
✅ Werk met goedkeuringen
Activeer in je boekhoud- of betalingssoftware het vier-ogenprincipe:
In je boekhoudsysteem kan je verschillende rollen en rechten opmaken en toewijzen. Bij banken kan je ook instellen dat iemand de betalingen moet ondertekenen/valideren voor ze doorgaan.
✅ Gebruik een aparte computer of browser voor betalingen
Beperk toegang tot je bank tot één specifiek toestel en een veilige browser.
✅ Activeer limieten & meldingen bij je bank
Ga naar de instellingen in je banking portaal en check volgende zaken:
✅ Gebruik aparte rekeningen voor inkomende & uitgaande betalingen
✅ Beveilig de toegang
