Elektriciteit is een onmisbare kost voor bijna elke onderneming. Of het nu gaat om het draaiende houden van computers en andere equipment, het verlichten van kantoorruimtes of het opladen van bedrijfswagens, de energierekening maakt vaak een (aanzienlijk) deel uit van de bedrijfskosten.
Als je een beroepsmatig gebouw of een aparte werkruimte aanschaft of huurt, dan kunnen de kosten van de elektriciteit volledig in aftrek gebracht worden.
Als je een kantoor- of werkruimte in je privéwoning hebt, dan zijn de elekctriciteitskosten enkel voor het beroepsmatig gedeelte aftrekbaar.
Een correcte verdeelsleutel zou de beroepsmatige oppervlakte t.o.v. de volledige oppervlakte zijn.
Stel dat je op een beroepsmatige oppervlakte van 15% uitkomt, dan zijn de elektriciteitskosten ook voor 15% aftrekbaar.
In principe zijn de elektriciteitskosten die gedaan of gedragen zijn door de vennootschap volledig aftrekbaar.
Als het gebouw (gedeeltelijk) voor privédoeleinden gebruikt wordt, dan moet er een belastbaar voordeel van alle aard (VAA) worden voorzien op naam van de begunstigde.
Afhankelijk van de situatie, zal er een voordeel van alle aard aangerekend worden op:
Als het gebouw ter beschikking gesteld wordt aan een bedrijfsleider of personeelslid, dan wordt het voordeel van alle aard forfaitair berekend:
Als het gebouw niet ter beschikking gesteld wordt door de vennootschap, maar bijvoorbeeld eigendom is van de bedrijfsleider of het personeelslid, maar de elektriciteitskosten wel gedaan of gedragen worden door de vennootschap, dan moet het voordeel van alle aard aangerekend worden op basis van het werkelijk gebruik.
Stel dat het gebouw voor 15% beroepsmatig zou gebruikt worden, dan zou het bedrag van het voordeel van alle aard overeenstemmen met 85% van de elektriciteitskosten.
De btw is enkel aftrekbaar voor het beroepsmatig gedeelte mits er een geldige btw-factuur met vermelding van de ondernemingsgegevens en het btw-nummer kan voorgelegd worden.
Als de factuur betrekking heeft op de elektriciteitskosten van een volledig beroepsmatig gebouw, dan is de btw volledig aftrekbaar.
Gaat het echter om een gebouw dat enkel gedeeltelijk beroepsmatig gebruik wordt? Dan kan enkel de btw voor het beroepsmatig gedeelte in aftrek gebracht worden. Ook voor de btw is de beroepsmatige oppervlakte t.o.v. de volledige oppervlakte een goede verdeelsleutel om het aftrekpercentage te bepalen.
Een andere mogelijkheid is het voorzien van een aparte meter voor het beroepsmatig gedeelte, zo ontvang je een aparte afrekening die volledig kan ingebracht worden en is de kans op discussies kleiner.
Een aantal tips voor een correcte administratie en boekhouding:
✅ Zet de factuur op naam van de zaak zodat je de kosten maar ook de btw geheel of gedeeltelijk kunt recupereren.
✅ Bij een gebouw met gemengd gebruik kan je best de verdeling tussen privé en beroepsmatig goed documenteren.
✅ Voorzie eventueel een aparte meter voor het beroepsmatig gedeelte in je woning.
