Een correcte administratie en boekhouding vormen de ruggengraat van elke onderneming. Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend bedrijf leidt, een goed georganiseerde financiële administratie zorgt niet alleen voor overzicht, maar ook voor vertrouwen. Je weet op elk moment hoe je onderneming ervoor staat, welke verplichtingen op je afkomen en welke kansen je kan benutten.
Veel ondernemers worstelen met hun administratie. Facturen raken verspreid, bonnetjes verdwijnen, en fiscale deadlines zorgen voor onnodige stress.
Een duidelijke structuur en een consequent systeem maken het verschil: zo bespaar je tijd, je verlaagt risico’s en je biedt de zekerheid dat je altijd in orde bent met de wetgeving.
Graag willen we je hierbij helpen en een aantal zaken verder toelichten, de fiscus kan namelijk zeer streng zijn bij fiscale controles.
Als zelfstandige ben je volgens de Belgische wet verplicht een boekhouding te voeren. De omvang daarvan hangt af van je statuut, maar concreet betekent dit dat je:
Als je voornamelijk goederen verkoopt of diensten verleent aan andere ondernemingen (B2B), dan ben je verplicht om altijd een factuur op te maken.
Voor de facturatie binnen België moet de factuur dan ook nog eens elektronisch via Peppol verstuurd worden, dit werd tijdens de demo ook verder toegelicht.
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen
Zit je ook met verkopen aan particulieren (B2C)? Dan hoef je niet telkens een verkoopfactuur op te maken, een dagontvangstenboek bijhouden is dan voldoende.
De totale dagontvangsten moet je elke dag in je ontvangstenboek noteren. Het is belangrijk om voor elke verkoop ook de achterliggende verkoopbewijzen bij te houden (kastickets, bestelbevestigingen, webshopverkopen, …).
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen:
Verkoop je zowel aan zakelijke als particuliere klanten? Dan heb je verschillende opties:
Geef geen dubbele omzet aan!
De verkopen waarvoor je reeds een verkoopfactuur opgesteld hebt, moet je niet meer in je dagontvangstenboek opnemen, anders geef je de omzet twee keer aan!
Naast de verkopen, moet je ook de aankopen en de kosten in de boekhouding laten verwerken.
We raden aan om steeds achter een factuur te vragen met vermelding van je bedrijfsgegevens en je btw-nummer.
Check dus ook bij online aankopen of je een bedrijfsaccount kunt aanmaken waar je het btw-nummer kunt doorgeven vooraleer je iets aankoopt.
Je moet ook een onderscheid maken tussen de aftrekbaarheid van de kosten en de aftrekbaarheid van de btw.
Om de btw op de kosten geheel of gedeeltelijk te kunnen recupereren, heb je altijd een geldige factuur nodig!
Laat je facturen en documenten niet liggen, alle documenten die niet automatisch via PEPPOL binnenkomen, kan je best in realtime bezorgen.
Zo kunnen wij voor een tijdige verwerking van je documenten en opvolging van je cijfers zorgen!
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen:
Om de boekhouding te vervolledigen, moeten alle documenten kunnen gekoppeld worden aan de financiële transacties.
Dit betekent omgekeerd dat je voor elke financiële verrichting een corresponderend bewijsdocument moet hebben.
Maak gebruik van je zakelijke rekening(en) om je ontvangsten te innen en je kosten te betalen, vermijd dus privébetaalmiddelen!
Gebruik je zakelijke rekening niet voor privédoeleinden, dit zorgt alleen maar voor een slordige boekhouding en mogelijks ook fiscale negatieve gevolgen.
Beslis je om een nieuwe rekening te openen? Meld dit dan ook zo snel mogelijk bij ons, dan kunnen we het nodige in je boekhouding doen om de bankrekening te verbinden.
Het gebruiken van kredietkaarten brengt een bepaalde complexiteit met zich mee.
Naast het bezorgen van de facturen en aankoopbewijzen, moet je ook maandelijks de uitgavenstaten van de kredietkaarten bezorgen, anders kunnen we de betalingen moeilijk afpunten.
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen:
Onze tip: Check periodiek je bankverrichtingen en zie of je voor elke transactie een document in de boekhouding hebt bezorgd, zo mis je geen kosten!
Ontvang je van klanten de betalingen in cash en gebruik je dit cash geld om ook aankoopfacturen te betalen? Dan ben je verplicht om een kasboek bij te houden.
In het kasboek noteer je alle inkomende en uitgaande cashverrichtingen. Ook stortingen of afhalingen bij de bank moet je in het kasboek opnemen.
We raden echter aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van bankoverschrijvingen of digitale betaalmethodes, dit maakt de boekhouding overzichtelijker en vermindert de kans op fouten.
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen:
Naast de verkopen, aankopen en financiële verrichtingen, zijn er ook nog andere relevante documenten die we altijd nodig hebben, denk hierbij aan:
Als digitale accountants is het onze taak om je documenten en boekhouding op een efficiënte manier te beheren en te bewaren.
Alle documenten die je aan ons bezorgt, worden netjes in je dossier bijgehouden. Je hebt dus bij ons een bijkomende back-up van je zakelijke documenten.
De boekhoudkundige en zakelijke documenten moeten trouwens 10 jaar bewaard worden!
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen:
Elk jaar moet er ook een inventaris opgemaakt worden.
Een inventaris is een jaarlijkse check van alle bedrijfsmiddelen en vermogensbestanddelen in de onderneming.
Wat hebben we bij de eindejaarsafluiting zeker nodig:
🔗 Nuttige links & hulpmiddelen:
