Heb jij nog een zicht over hoe je documenten binnenstromen en waar nu welk document precies ligt?
De ene leverancier bezorgt zijn factuur per post, de andere per e-mail. Een deel van je documenten ligt ergens in een schuif, terwijl een ander deel ergens in een map op je pc staat. Je boekhouder stuurt je een bericht om je facturen te bezorgen voor de verwerking en je hebt eerlijk gezegd geen tijd en goesting om op zoek te gaan naar alle documenten om deze dan netjes en op tijd af te leveren.
Klinkt dit bekend in de oren? Wij denken dat digitalisering je zal helpen bij het oplossen van deze problemen en je ook wat kosten en tijd zal uitsparen.
Een papierloze administratie, wat is dat nu eigenlijk?
Heel simpel, op je bureau of kantoor is er geen vel papier meer te zien. Leuk toch?
Eerst probeer je alle documenten zoveel mogelijk te digitaliseren. Hierna ga je alle inkomende en uitgaande documenten centraliseren en bewaren in een gestructureerde locatie, zodat je steeds weet waar je documenten zich bevinden. Ten laatste ga je op zoek naar de nodige tools en werkwijzen om zoveel mogelijk verrichtingen of taken te automatiseren.
De vraag is natuurlijk hoe je dit allemaal gaat aanpakken. Denk even niet aan de papieren die zich al opgehoopt hebben. Focus je op het heden en de toekomst en hoe je vanaf nu te werk wil gaan. Over een inhaalbeweging kan je ook later nog nadenken.
De voordelen van een paperless office:
Geen fysieke bewaring of archivering
Snelle toegang tot data en informatie
Betere samenwerking en communicatie
Kosten- en tijdbesparend
Gemakkelijker en flexibel groeien
Milieuvriendelijk
Wij geven je een aantal tips & tricks zodat je stap voor stap je administratie volledig kan digitaliseren.
1. Welke hardware heb ik nodig?
Identiteitskaartlezer
Naast je PC, laptop of smartphone raden wij aan om een identiteitskaartlezer aan te schaffen. Een kleine investering van gemiddeld 10 tot 20 euro die je steeds zal kunnen gebruiken voor de online communicatie met de overheidsdiensten (o.a. eBox en MyMinfin), je accountant, maar ook voor het plaatsen van een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES).
Scanner
Voor kleinere administraties zal een mobiele scanner app (zie verder) al meer dan voldoende zijn. In een groter kantoor kan je best op zoek gaan naar scanners die een goede snelheid (ppm), OCR-herkenning, automatische documentinvoer (ADF), scan naar cloud en dubbelzijdige scanopties hebben.
2. Gebruik deze apps & functies
Scanner app
Je accountant vraagt je om een kopie van een bepaald document (meestal meerdere pagina’s) door te sturen. Je maakt een aantal foto’s en stuurt ze via je smartphone als bijlage per e-mail door. Plots krijg je een bericht van je accountant dat de bestanden niet leesbaar of van zeer slechte kwaliteit zijn. Afbeeldingen worden namelijk sterk gecomprimeerd wanneer je ze als in-mail bestand doorstuurt. Gedaan hiermee!
De scanner app laat je toe om met je smartphone of tablet je documenten te scannen en automatisch om te zetten naar een pdf-bestand. Ook documenten met meerdere pagina’s kan je inscannen en opslaan als één bestand dat je gemakkelijk kan delen of uploaden naar de cloud.
Beter nog, de meeste scanner apps voorzien ook een built-in OCR (Optical character recognition), hiermee wordt de inhoud van je document doorzoekbaar en kan je veel sneller je documenten terugvinden.
Onze aanraders:
Adobe Scan
Office Lens
Creëer invulbare pdf-formulieren
Je hebt bijkomende informatie nodig van de tegenpartij of je wil een contract laten ondertekenen? Je kan eenvoudig selectievakken, invulvakken en tekenvelden voorzien die het voor de cliënt of derden gemakkelijk maken om het bestand ingevuld terug te bezorgen.
Onze aanraders:
Adobe Acrobat Reader DC
DocFly (gratis versie beschikbaar)
Docfly is een goedkopere app waarmee je ook zones kan voorzien voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
E-signatures
Documenten afdrukken, ondertekenen en opnieuw inscannen hoeft niet meer. Je kan je documenten en contracten ook elektronisch ondertekenen.
LET OP! Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) wordt gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Dit betekent dat je gebruik maakt van je identiteitskaart of de Itsme-app (zie verder) om een document te ondertekenen.
Om je identiteitskaart te kunnen gebruiken voor e-signing kan je best ook de eID Reader en eID Viewer installeren. Deze kan je downloaden op eid.belgium.be.
In Adobe Acrobat Reader DC gaat het plaatsen van een elektronische handtekening heel gemakkelijk met je identiteitskaart en kaartlezer. Meer info nodig over hoe dit precies werkt? Contacteer ons dan even!
Itsme
Met de Itsme-app kan je op basis van je eID-gegevens inloggen op overheidsportalen, je bank, Izimi, enz. Je kan ook elektronische handtekeningen plaatsen indien de provider dit voorziet.
Een zeer handige app wanneer je niet direct een pc, laptop of kaartlezer bij de hand hebt.
Zapier & Make
Automatiseer je bedrijfsprocedures door verschillende tools te linken met Zapier of Make.
Make is onze persoonlijke favoriet dankzij de handige 'routing' opties.
Honorable mention: Neem ook zeker een kijkje op het Power Platform van Microsoft!
CRM, ERP & task management software
Naast de bovenstaande apps en functies raden wij ook aan om gebruik te maken van ERP/CRM software zoals Odoo, Zoho, Salesforce, Hubspot, ClickUp, enz.
3. Kies een online opslagdienst
Nu heb je de nodige tools om je bestanden te digitaliseren, maar het is ook superbelangrijk dat je altijd en overal je documenten en data kan raadplegen. Je moet even ter plaatse naar een cliënt of je werkt remote? Geen probleem, je bestanden zitten in de cloud en ze zijn op eender welk toestel beschikbaar.
Onze aanraders:
Dropbox
Google Drive
OneDrive
Deze cloudgebaseerde opslagdiensten bieden een tal van extra functies aan zoals:
Het bewerken van documenten in online verwerkers zoals Word for Web of Google Docs.
Geavanceerde zoekfuncties en filters
Delen van mappen en bestanden met derden op verschillende machtigingsniveau’s
Koppeling met je facturatie- en/of accountingsoftware
Geautomatiseerde mappen die bepaalde verrichtingen automatisch uitvoeren wanneer je iets uploadt
Geen paniek, je hoeft niet steeds je browser te openen om je mappen en bestanden te raadplegen. Deze apps voorzien ook de mogelijkheid om je cloud-mappen te raadplegen en te openen zoals elke andere map op je pc of laptop.
4. Mappenstructuren & File Naming Convention (FNC)
Uniformiteit en een goede organisatie is een must indien je je documenten en data gemakkelijk wil terugvinden.
Probeer vooraf een duidelijke en georganiseerde mappenstructuur op te maken. Gebruik hierbij korte maar betekenisvolle benamingen.
Stel een ‘framework’ op voor je bestandsnamen (File Naming Convention) en denk goed na over de structuur zodat je geen mappen krijgt met bestanden die door elkaar zitten zonder enige logica.
Tip! Maak een schema of stel duidelijke richtlijnen op over de categorieën, mappen, submappen en hoe de naamstructuur van de bestanden er moet uitzien. Zorg ervoor dat het schema binnen je organisatie gemakkelijk te raadplegen is zodat iedereen op dezelfde wijze kan werken.
5. Gebruik online facturatietools en cloud accounting software
(Pre)-accounting tools
Maak gebruik van facturatie- en accountingtools waarin je in real-time kan samenwerken met je accountant. Zo kan je accountant je verrichtingen monitoren en je zo snel mogelijk bijstaan bij vragen of problemen. Hiernaast heb je steeds een zicht op je cijfers en kan je openstaande facturen en betalingen veel beter beheren.
Facturen opmaken in Excel of Word raden wij daarom ten zeerste af. Probeer zo snel mogelijk over te schakelen naar elektronische facturatie zodat je mee bent met de tijd.
Tegenwoordig voorzien de meeste cloud accounting portalen verschillende manieren om je documenten af te leveren:
Een klantenportaal waarin je documenten kan uploaden
Een mobiele scanner app
Gepersonaliseerde e-mailadressen waarnaar je facturen kan forwarden
Koppeling met online opslagdiensten zoals Dropbox, Google Drive & OneDrive
enz.
Schakel over naar een moderne administratie en maak tijd vrij voor belangrijkere taken in je onderneming.
Dagontvangsten & kasboek
Ondertussen heb je ook online tools om je dagontvangsten en kasboek bij te houden en dit conform de wetgeving. De ontvangsten in een klassieke dagontvangstenboek noteren is iets uit het verleden.
Onze aanraders:
Scrada
Billit
Onfact
Coda of PSD2
Schakel over naar elektronische bankuittreksels die automatisch in je facturatie- of boekhoudsoftware worden geïmporteerd. Zo heb je dagelijks zicht op je bankverrichtingen en worden facturen in de boekhouding automatisch afgepunt zodat je beter kan opvolgen wat er eventueel nog open staat.
6. Breng je leveranciers & anderen op de hoogte
We zijn er bijna! Je hebt goed nagedacht over de tools die je gaat gebruiken en over hoe je alles wil aanpakken. Nu is het tijd om definitief van start te gaan.
Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, is het vanzelfsprekend dat je ook de personen en stakeholders rondom je onderneming op de hoogte brengt van je reis naar volledige digitalisering.
Leveranciers
Vraag aan je leveranciers of zij de facturen digitaal willen bezorgen. Heb je een access-point tot het PEPPOL-netwerk? Check dan of je leveranciers ook reeds op dit netwerk zitten, zo kunnen de facturen automatisch uitgewisseld worden.
Eigen organisatie
Zorg ervoor dat je de neuzen in dezelfde richting krijgt. Probeer zowel het management als het personeel te sensibiliseren door opleidingen en presentaties te organiseren en door de werkwijzen steeds up-to-date te houden. Probeer de workflows te monitoren en verzamel feedback en tips van je medewerkers, misschien leer je zo nog iets nieuws bij.
7. Blijf steeds up-to-date
Het stopt hier helaas niet, Het digitaliseren en automatiseren van je bedrijfsprocessen is namelijk een lifelong journey.
Check dus steeds of je software up-to-date is.
Zijn je softwareleveranciers mee met de tijd en voldoende innovatief?
Kan je de software koppelen met andere software binnen je organisatie?
Is je accountant flexibel genoeg om mee te gaan met je nieuwe plannen?
Enz.
Ga steeds op zoek naar nieuwe tools die je het leven makkelijker maken!