Kleinschalige ondernemingen kunnen hun administratie vereenvoudigen door de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toe te passen. Dit betekent dat je geen btw moet aanrekenen op je verkopen, anderzijds kan je de btw op je zakelijke aankopen niet recupereren en wordt deze een kost voor de onderneming.
Door deze vrijstellingsregeling vallen een aantal btw-verplichtingen weg, toch moet je nog met een aantal belangrijke zaken rekening houden.
1. Omzetdrempel
Om onder de vrijstellingsregeling te blijven, mag je een omzet van maximaal 25.000 euro per jaar draaien.
Let op! Start je onderneming niet op 1 januari maar in de loop van het jaar, dan moet de maximumgrens verminderd worden op basis van het aantal resterende dagen van dat jaar.
Een aantal verrichtingen worden buiten beschouwing gelaten bij de berekening van de jaaromzet. Voor meer info kan je best een accountant contacteren.
Wat als ik de omzetgrens overschrijdt?
Dan moet de btw-administratie zo snel mogelijk verwittigd worden zodat je kan overschakelen naar een btw-plichtige kwartaalaangever.
De omzetdrempel mag met een maximum van 10% overschreden worden (dus tot 27.500 euro) wanneer het om een uitzonderlijke overschrijding gaat.
2. Moet ik een boekhouding bijhouden als vrijgestelde kleine onderneming?
We krijgen vaak van starters te horen dat je als vrijgestelde onderneming geen boekhouding moet voeren. Waarom dan ook? Je bent toch vrijgesteld... Dit klopt dus niet!
Elke onderneming in België is wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren. Naast de btw zijn er ook andere zaken waarmee je moet rekening houden, waaronder de sociale bijdragen en de inkomstenbelastingen.
In een eenmanszaak worden de sociale bijdragen en de personenbelasting op basis van de winst berekend. Het is dus wel belangrijk dat je een correcte boekhouding bijhoudt.
Je moet trouwens je facturen, relevante documenten en boekhouding gedurende 10 jaar bewaren.
3. (Buitenlandse) verkopen & facturatieverplichtingen
Op elke uitgereikte factuur moet de speciale vermelding 'Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen' vermeld worden.
Heb je als vrijgestelde kleine onderneming internationale klanten, dan moet je met een aantal bijzonderheden rekening houden.
Levering van goederen binnen de EU
Bij de levering van goederen binnen de EU is gewoon de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen van toepassing. De speciale vermelding 'Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen' moet op de factuur staan.
Levering van goederen buiten de EU
Verkopen van goederen aan klanten buiten de EU vallen niet onder vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Hier is wel de vrijstelling wegens export van toepassing, je kan dan best het volgende op de factuur vermelden "Export - Btw niet van toepassing".
Levering van B2B-diensten binnen de EU
De leveringen van diensten aan andere btw-plichtige ondernemingen binnen de EU worden ook vrijgesteld, maar niet onder dezelfde regeling. Er is hier namelijk sprake van vrijgestelde intracommunautaire diensten. Dit houdt in dat je de vermelding 'BTW VERLEGD' of 'REVERSE CHARGE' op je factuur moet zetten. Bovendien moet je een intracommunautaire listing indienen.
Tip! De geldigheid van het btw-nummer van je klant kan je gemakkelijk controleren via VIES.
Levering van andere diensten binnen of buiten de EU
Bij de levering van diensten bestaan er heel wat (complexe) uitzonderingen. Voor een gedetailleerde analyse kan je best met een erkende accountant contact opnemen.
4. Buitenlandse aankopen
Intracommunautaire aankopen van goederen binnen de EU
Je kan je btw-nummer of ondernemingsnummer best niet doorgeven aan je leverancier wanneer je:
goederen aankoopt bij een Europese leverancier
en deze aankopen de jaarlijkse grens van 11.200 euro niet overschrijden.
Doe je dat wel, dan zal de leverancier de verleggingsregel toepassen en vervolgens geen btw aanrekenen op zijn verkopen.
Je zal dit op de aankoopfactuur herkennen aan het toegepaste 0% tarief met bijkomende vermeldingen zoals 'BTW VERLEGD' of 'REVERSE CHARGE'.
Dit betekent concreet dat je als kleine onderneming een bijzondere btw-aangifte in België moet indienen en Belgische btw op deze aankopen moet afdragen.
Tip! Ontvang je een verkeerde factuur van je leverancier? Probeer dan zo snel mogelijk contact op te nemen om dit recht te zetten.
Van zodra deze aankopen de jaarlijkse grens van 11.200 euro wel overschrijden of je opteert spontaan voor de verleggingsoptie, dan moet je periodiek zo'n bijzondere btw-aangifte indienen.
Intracommunautaire aankopen van diensten binnen de EU
In tegenstelling tot de aankopen van goederen bij een leverancier gevestigd in de EU, moet je bij aangekochte diensten binnen de EU steeds je btw-nummer doorgeven. Voor deze aankopen wordt de btw naar u verlegd en moet je deze afdragen aan de Belgische btw-administratie via een bijzondere btw-aangifte.
Aankopen diensten buiten de EU
Bij de aankoop van diensten bij een leverancier buiten de EU ben je verplicht om je btw-nummer door te geven. De leverancier zal de verleggingsregel toepassen waardoor je in België een bijzondere btw-aangifte moet indienen (zie ook vorig puntje).
Aankopen goederen buiten de EU
Na de aanvraag van een EORI-nummer kan je in principe goederen importeren. Meestal zal de vervoersmaatschappij de douane- en invoerformaliteiten voor u regelen. Je krijgt dan een aparte factuur met de douanekosten en de aangerekende btw op de waarde van je goederen. Deze btw is voor u gewoon een aftrekbare kost.
Een ET 14000 vergunning aanvragen is helaas niet mogelijk aangezien je als kleine onderneming geen periodieke btw-aangiftes indient.
5. Vrijgesteld, maar toch niet volledig?
Als vrijgestelde kleine onderneming kan je inderdaad een aantal verplichtingen laten vallen, dit betekent spijtig genoeg niet dat je van alle btw-verplichtingen vrijgesteld bent.
Klantenlisting
Verkoop je aan andere ondernemingen goederen of diensten voor een waarde boven de 250,00 euro op jaarbasis? Dan moet je een jaarlijkse klantenlisting indienen waarin je deze klanten samen met de gerealiseerde omzet vermeldt.
Bijzondere btw-aangifte bij (intracommunautaire) aankopen
Zoals vermeld onder het vierde puntje, kan het voorkomen dat je voor bepaalde aankopen een speciale btw-aangifte moet indienen.
Intracommunautaire listing
Bij het leveren van diensten aan Europese btw-plichtige ondernemingen, moet je ook een intracommunautaire listing indienen.
Conclusie
Een vrijgestelde kleine onderneming moet geen btw aanrekenen en geen periodieke btw-aangiften indienen, maar door een aantal uitzonderingen kan de administratie dan toch zwaarder uitvallen.
