Je kent het wel, je hebt bepaalde kosten gemaakt en je wil deze doorrekenen aan je klant of opdrachtgever. In de praktijk kan dit af en toe wel mislopen. Welke regels moet je toepassen? Welk btw-tarief moet je aanrekenen? Wat moet je precies vermelden op de factuur? Dit zijn belangrijke aandachtspunten waarmee je moet rekening houden bij een correcte doorfacturatie van de kosten.
Afhankelijk van de situatie zijn er ander regels van toepassing, in de praktijk onderscheiden we drie mogelijke scenario's:
We overlopen ze één voor één.
Deze situatie zal het vaakst voorkomen, je wil namelijk bepaalde kosten in het kader van je dienstverlening of levering van goeder doorrekenen aan je klant.
Het is belangrijk om met je opdrachtgevers op voorhand af te spreken welke kosten mogen doorgerekend worden en op welke manier dit moet gebeuren.
Je kan dus best op voorhand een overeenkomst opstellen waarin de regels en afspraken duidelijk gestipuleerd worden, zo vermijd je onnodige discussies.
De kosten die onderdeel maken van je dienstverlening of levering van de goederen, maken onderdeel uit van deze prestaties.
Vaak wordt er gekeken naar het aangerekend btw-tarief op de aankoopfactuur van de kost, dit is niet correct. Wanneer de gemaakte kosten deel uitmaken van de hoofdprestaties, volgen ze het btw-tarief van de hoofdprestatie (bijzaak volgt hoofdzaak).
Een aantal voorbeelden:
Als zelfstandig advocaat reken je de baliebijdragen door aan het Belgisch advocatenkantoor waar je je prestaties voor levert. Op de baliebijdragen is er geen btw van toepassing. Aangezien deze kosten echter deel uitmaken van je hoofdprestaties als advocaat, moet je op deze doorgerekende kost het tarief van 21% btw toepassen, namelijk het standaardtarief dat je op je prestaties als advocaat aanrekent.
Een IT consultant rekent zijn reis-, verblijfs- en restaurantkosten door aan zijn Belgische opdrachtgever. Ook in dit geval zijn de kosten onderdeel van de gehele dienstprestatie en moet er op deze kosten 21% btw aangerekend worden.
Belangrijk om te onthouden is dat je hetzelfde btw-tarief als op de hoofdprestaties moet toepassen, ongeacht of je de kosten op aparte factuurregels vermeldt of via een aparte factuur doorrekent.
Moet je nu btw aanrekenen op het bedrag exclusief of inclusief btw? Afhankelijk van de gemaakte kost en het bewijsdocument, zullen er verschillende regels van toepassing zijn bij het bepalen van het bedragwaarop je btw moet aanrekenen.
Ga je een kost doorrekenen waarvoor je een geldige aankoopfactuur hebt op naam van je onderneming met correct btw-nummer én de btw op deze kost volledig aftrekbaar is?
Dan mag je het bedrag exclusief btw doorrekenen aan je klant, jij mag namelijk de btw op deze kost volledig recupereren in je boekhouding.
Op kosten zoals restaurant- en hoteluitgaven is de btw in principe niet aftrekbaar, dit betekent dat het btw-gedeelte een kost wordt voor je onderneming.
Ook op de kosten waarvoor je geen geldige aankoopfactuur hebt en je de btw niet kunt recupereren, wordt het btw-gedeelte een kost voor je onderneming.
Bij het doorrekenen van dergelijke kosten waarop de btw niet aftrekbaar is, moet je op de volledige kostprijs (dus inclusief de niet aftrekbare btw) het btw-tarief van je hoofdprestatie(s) aanrekenen.
Bij het doorrekenen van de kosten die onderdeel zijn van je hoofdprestaties, raden we aan om de kosten op aparte factuurlijnen te zetten met een duidelijke omschrijving. Voeg ook een kopie van de aankoopdocumenten als bijlage toe.
Als je kosten doorrekent die volledig losstaan van je prestaties, dan reken je deze kosten door als tussenpersoon (commissionair). Je doet alsof je deze handelingen zelf hebt verricht en factureert ze op deze manier door.
Aangezien je als tussenpersoon factureert zonder eigen prestaties te leveren, moet je in dit geval dezelfde regels en btw-tarieven toepassen die op de oorspronkelijke aankoopfactuur van toepassing zijn.
Zet deze kosten op een aparte factuur en reken het btw-tarief aan dat op de oorspronkelijke aankoopfactuur aangerekend werd. Voeg de aankoopfactuur ook als bijlage toe.
Als omschrijving op de factuur kan je ook vermelden dat de kosten als dusdanig doorgefactureerd worden zonder bijkomende prestaties.
Als je kosten voorschiet die op naam van de klant staan, dan wordt dit als een geldvoorschot beschouwd (lees: je betaalt de factuur van je klant). In dit geval moet je klant het voorgeschoten bedrag terugbetalen aan u.
Om discussies te vermijden, kan je best wel op voorhand een overeenkomst opstellen of schriftelijke afspraken maken wanneer je kosten voor je klant voorschiet.
Er moet dus geen bijkomende factuur opgemaakt worden. De factuur of afrekening van de kosten werd namelijk al opgemaakt op naam van je klant. De klant neemt het aankoopdocument op in zijn boekhouding.
Bij de terugbetaling zou je klant een duidelijke betaalreferentie moeten gebruiken, bijvoorbeeld: "Terugbetaling voorgeschoten factuur [nummer] van [naam leverancier]".
